Hvad er afregningsdato?

Afregningsdato er den dato, hvor alle salg og betalinger i en given periode bliver opgjort og bogført i kassesystemet. Det vil sige, at det er på denne dato, man „lukker dagen“ for sine transaktioner og gør regnskabet klar til bogføring eller videre behandling, fx i et økonomisystem. 

For en restaurant eller café kan afregningsdatoen være sat til slutningen af en arbejdsdag – typisk ved lukketid. På dette tidspunkt summeres alle dagens salg, og dagsrapporten bliver genereret. Denne praksis sikrer, at alt salg, kontantbeholdning og eventuelle afvigelser bliver registreret korrekt den dag, det er sket.

Eksempel:  

En café lukker hver aften kl. 22. Når medarbejderen lukker kassen, afsluttes kassedagen i POS-systemet, og systemet registrerer afregningsdatoen som dén dato, transaktionerne hører til. Salget, betalingsmetoder og evt. uoverensstemmelser bliver herefter sendt til økonomiafdelingen eller revisor. Næste morgen starter en ny kassedag med en ny afregningsdato.

Hvorfor er det vigtigt at kende begrebet?

Når du arbejder med et POS-system som Flexybox, er det vigtigt at forstå afregningsdatoens betydning for korrekt afregning og regnskab. Uden en fastsat afregningsdato risikerer du, at dele af salget bliver registreret i forkerte perioder, hvilket kan føre til forkerte rapporter, skævt overblik og problemer med fx momsafregning og bogføring. Det er også vigtigt ved afstemning, hvor du sammenholder kassebeholdning med POS-systemets beregninger.

Hvordan bruges det i Flexybox?

I Flexybox kassesystem fastsættes en afregningsdato som udgangspunkt for korrekt opgørelse af salg og betaling. Når en medarbejder afslutter en vagt eller lukker kassen, registrerer Flexybox afregningsdatoen automatisk ud fra det tidspunkt, hvor opgørelsen sker. På den måde sikrer systemet, at al data tilhører den rigtige dag og er klar til afregning i både interne rapporter og overførsel til bogføringssystemet.

Frequently asked questions

Ja, du kan ændre afregningsdatoen manuelt, hvis der opstår fejl eller du ønsker at tilpasse den, men det anbefales kun for erfarne brugere, da det påvirker regnskabet.

Nej, afregningsdatoen er tidspunktet for opgørelsen af dagens aktivitet, mens betalingsdatoen er, hvornår pengene faktisk er modtaget eller overført.

Ja, normalt oprettes en ny afregningsdato hver dag, når kassen lukkes. Det skaber struktur i regnskabet og gør salgsrapportering nemmere.

Ja, i Flexybox kan du trække rapporter, der viser salg og betalinger opdelt efter afregningsdato, hvilket giver dig et klart historisk overblik.