Digitalisierung – sind die Kosten gleich Null?

Eine Digitalisierung ist teuer und zeitaufwendig. Sie zahlt sich nur selten aus. Alle behaupten, dass eine Digitalisierung der einzige zukunftsweisende Weg ist, aber es kostet ja auch nichts, dies sein zu lassen – oder etwa doch?

Von Rasmus Østergaard, FlexyBox ApS Viele Restaurantinhaber glauben, dass es die einfachste Lösung ist, wenn man alles so macht wie immer. Man benutzt weiterhin Bleistift und Block, das Telefon an der Bar und die Excel-Datei mit den Schichtplänen. Dies ist vertraut und gewohnt, und darüber hinaus muss man kein Geld investieren, wenn man einfach so weitermacht wie bisher. Viele denken, dass eine Digitalisierung schnell ein Vermögen kostet und dass mit einer Digitalisierung zudem in einem bereits stressigen Alltag ein unüberschaubarer Prozess losgetreten wird. Aber ist es klug, so zu denken? Die in Dänemark kürzlich verabschiedeten legislativen Steuermaßnahmen sind nur ein weiterer Nagel im Sarg alter Arbeitsmethoden. Dieses Gesetz hat zur Folge, dass die dänische Steuerbehörde SKAT in Dänemark bereits im Jahr 2021 von Restaurants ein digitales Abrechnungssystem verlangen kann, damit Transaktionen und Buchungen überwacht werden können. Daher ist jetzt sicherlich die richtige Zeit, um sich zu überlegen, ob eine Digitalisierung ein wirtschaftlicher Vorteil für Ihr Unternehmen darstellen könnte.

Eine Digitalisierung ist mit Kosten verbunden. Aber diese Ausgaben sind schnell amortisiert.

Kostet eine Digitalisierung Geld? Ja! Werden Sie als Inhaber oder Inhaberin eines Restaurants irgendwann gezwungen sein, eine Digitalisierung durchzuführen? Ja! Muss dies jetzt erfolgen? Nicht zwingend. Aber mit jedem Tag, der vergeht, verlieren Sie Geld … Um sich einen Überblick über die Kosten einer Digitalisierung für Ihr Unternehmen zu verschaffen, sollten Sie nicht nur die Ausgaben und Arbeitsstunden in Verbindung mit der Digitalisierung in den Blick nehmen, sondern auch was Sie verlieren, wenn Sie Ihre täglichen Arbeitsprozesse nicht digitalisieren. Denn optimierte Arbeitsprozesse bergen in finanzieller Hinsicht überraschend viel Potenzial.

Lassen Sie uns gemeinsam ein hypothetisches (aber sehr realistisches) Beispiel ansehen:

Betrachten wir also ein Restaurant, das eine digitale Kasse benutzt, bei dem aber alles andere, das im Alltag für die Bestellaufnahme und Reportings verwendet wird, analog und manuell fungiert. In der Regel geschieht im Alltag deshalb das Folgende:

  1. Da im Restaurant starker Betrieb herrscht, wird ein Anruf verpasst, der zu einer Tischreservierung geführt hätte.
  2. Die Bedienung nimmt die Bestellungen am Tisch mit Papier und Bleistift auf. Als die Bedienung nach Wartezeit in der Schlange an der Kasse endlich die Bestellung in die Kasse eingeben kann, wird der Zettel mit der Bestellung der Küche übergeben.
  3. Die Bedienung muss allerdings noch einmal zum Tisch zurücklaufen, da der Koch darauf hingewiesen hat, dass nicht angegeben wurde, wie der Gast sein Steak haben möchte.
  4. Als die Gesellschaft mit dem Essen fertig ist, fragt die Bedienung, ob es geschmeckt hat und ob die Gäste noch Wünsche haben. Die Gäste möchten jedoch nach Hause gehen und verlangen die Rechnung.
  5. Am Ende des Tages wird das Bargeld in der Kasse gezählt und die Bankkartenzahlungen werden abgeglichen. Die Tagesabrechnung und etwaige Beilagen werden in einem Umschlag für die Buchhaltung deponiert und diese gibt alles manuell in das Buchhaltungssystem ein.
  6. Wenn das Management ein Reporting und Kennzahlen haben möchte, erstellt die Buchhaltung oder die Restaurantleitung eine Excel-Datei, in der die monatlichen Einnahmen aufgeführt sind.

Dies ist ein gutes Beispiel dafür, wie ein gewöhnlicher Tag für eine Bedienung in einem durchschnittlichen Restaurant abläuft.

 

Wie würde der gleiche Restaurantbesuch ablaufen, wenn alle Prozesse digitalisiert wären?
  1. Da die Tischreservierung online erfolgt, ist das Restaurant immer erreichbar und der ansonsten verpasste Anruf führt somit zu einer Tischreservierung.
  2. Die Bedienung nimmt die Bestellungen am Tisch mithilfe einer App auf einem Handterminal auf. In der App sind obligatorische Fragen aufgeführt, damit die Bedienung nicht vergisst, zu fragen, wie der Gast das Steak haben möchte, oder ob zum gegebenen Anlass ein großes Bier gewünscht wird. Die Bestellung wird unmittelbar zur Rechnung hinzugefügt und in der Küche und an der Bar werden Bons mit der Bestellung ausgedruckt.
  3. Da die Bedienung die Bestellung von den Gästen bestätigen lassen muss, kommt es zu keinen Fehlern, und die Küche erhält leicht lesbare Bons mit der Bestellung.
  4. Während dem Bedienen wird die Bedienung über die App automatisch daran erinnert, dass ein Tisch in den letzten 20 Minuten nicht besucht wurde. Die Bedienung fragt also nach, ob alles in Ordnung ist und ob die Gäste Wünsche haben. Die Gäste sind erst halb mit dem Hauptgang fertig und bestellen eine zusätzliche Limonade und bedanken sich für den guten Service.
  5. Am Ende des Tages wird das Bargeld gezählt. Der ganze Rest wurde bereits automatisch registriert und ist im Buchhaltungssystem auf den richtigen Konten mit den passenden Mehrwertsteuercodes etc. aufgeführt. Hierdurch spart die Bedienung Zeit und die Buchhaltung muss die Konten nur noch abstimmen.
  6. Jeden Morgen erhält das Management automatisch einen Bericht mit den Kennzahlen des Vortags, die für die weitere Arbeit und Planung relevant sind.

Durch diesen digitalen Verlauf benötigt die Bedienung einen minimalen Zeitaufwand, um die Bestellungen in der Kasse einzugeben, darüber hinaus muss sie nicht zwischen der Küche und den Gästen hin- und herlaufen. Zudem werden weniger Fehler gemacht, da die Bestell-App diese verhindert. Die Tische werden von der Bedienung öfter besucht und dies kann dazu führen, dass ab und zu mehr Getränke oder Desserts verkauft werden. Kurz gesagt: Dies alles führt dazu, dass Ihr Team mehr Zeit hat, um einen guten Service zu bieten und Mehrverkäufe zu generieren.

Die Zahlen sprechen für sich

Insgesamt betrachtet sollten bei einer Digitalisierung nicht vorrangig die Etablierungskosten in den Blick genommen werden, sondern die hierdurch ermöglichten Ersparnisse und erhöhten Einnahmen. Wenn man ausrechnet, welche finanziellen Vorteile der digitale Prozess im obigen Beispiel bringt, sehen die sehr realistisch veranschlagten monatlichen Einsparungen für ein Restaurant, das an vier Abenden geöffnet hat, wie folgt aus:

  • Da die Bedienung an mögliche Mehrverkäufe erinnert wird, wird jeden Abend aus einem gewöhnlichen Bier vom Fass ein großes Bier vom Fass. Dieses kostet 30 DKK mehr = 480 DKK pro Monat.
  • Da die Tische öfter besucht werden, wird ein Glas Rotwein á 55 DKK pro Abend mehr verkauft = 880 DKK pro Monat
  • Im Durchschnitt kann pro Woche eine Arbeitsstunde einer Bedienung gespart werden, weil die Prozesse kürzer und einfacher sind. Die Bedienung bekommt 140 DKK pro Stunde = 560 DKK pro Monat.
  • Es wird jede Woche eine Stunde bei der Buchhaltung gespart, weil die manuelle Arbeit wegfällt und es zu weniger Tippfehlern kommt = 2000 DKK pro Monat
  • Es wird jede Woche ein zusätzlicher Tisch für 2 Personen gebucht, dank des smarten Onlinebuchungssystems = 4000 DKK pro Monat

 

Zusammen ergeben die Einsparungen und Umsatzsteigerungen bei diesem Beispiel 94.560 DKK pro Jahr  alleine gemessen an der Digitalisierung von Buchungs- und Bestellprozessen. Und bei diesem Beispiel haben wir noch nicht einmal all die Vorteile miteinbezogen, die automatische Tischpläne, Online-Schichtpläne, ein Lagermanagement, digitale Speisekarten usw. mit sich bringen. Die Kosten für eine Digitalisierung sind nicht gleich Null – sondern Sie werden sogar finanziell profitieren. Und es lohnt sich nicht, darauf zu verzichten!

 

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