Hvad er et POS-system?

Et POS-system (Point of Sale-system) er et digitalt kassesystem til registrering af salg og håndtering af betalinger i en virksomhed – typisk i restauranter, caféer eller barer. I restaurationsbranchen fungerer et POS-system som det moderne alternativ til det gamle kasseapparat. Det er det centrale i den daglige drift, hvor personalet bruger systemet til at indtaste ordrer, sende dem til køkkenet, modtage betaling fra gæster og automatisk logge dagens salg.

Et POS-system samler mange funktioner i ét: det binder kasseområdet sammen med køkkenet og administrationen, så omsætning, ordrer, lager og endda medarbejderdata opdateres i realtid. Med andre ord giver et POS-system ejeren overblik over driften minut for minut. Synonymer som kassesystem, kassepunkt eller salgsregistreringssystem bruges også om POS-systemer, men fælles er, at der er tale om en elektronisk løsning, der gør det nemt at drive forretningen mere effektivt.

Et moderne POS-system kan meget mere end at tælle penge i kassen. Det erstatter det traditionelle kasseapparat og tilbyder avancerede funktioner som splitbetaling af regninger, rabathåndtering, opdeling af regninger, gavekort, drikkepengehåndtering og udskrift eller digital visning af kvitteringer.

Systemet hjælper også med dagsrapporter og nøgletal, integration til lagerstyring og økonomisystemer samt styring af medarbejdernes arbejdstider.

POS-system i praksis i restauranter, caféer og barer

Lad os se på hvordan et POS-system bruges i praksis. Forestil dig en travl café en hverdagsformiddag. Kunderne bestiller ved bordene, og tjeneren går rundt med en tablet eller mobil POS-enhed. Når et selskab afgiver deres ordre – f.eks. to latte, en sandwich og en croissant – indtaster tjeneren ordren direkte i POS-systemet. Øjeblikkeligt sendes bestillingen elektronisk til køkkenet eller baristaen ved disken, hvor der måske kommer en bon ud, eller ordren vises på en køkkenskærm. Imens registrerer systemet samtidig, hvilket bord ordren tilhører, og opdaterer lageret (så der f.eks. trækkes en croissant fra lagerbeholdningen).

Når gæsten er klar til at betale, trykker tjeneren på bordet i POS-oversigten, får den aktuelle regning frem og kan nemt splitte regningen efter gæsternes ønske – måske vil de betale hver for sig. Betalingen håndteres lynhurtigt gennem systemet, hvad enten gæsten betaler med kort, kontanter eller MobilePay. Ved kontantbetaling åbner pengeskuffen automatisk, og transaktionen bliver logget i systemet. Hele processen sker på få sekunder, og kunden kan hurtigt videre – mens caféen får præcise data om salget.

Et andet eksempel: Tænk på en weekend i en populær bar eller restaurant. Bartenderne har kø hele aftenen, og der køres utallige ordrer igennem. Her hjælper POS-systemet med at holde styr på alt i en hektisk situation. Åbne regninger kan oprettes til stamgæster eller borde, så en gruppe kan købe flere runder drinks i løbet af aftenen og først betale til sidst. Bartenderen registrerer hver drink i systemet med et par tryk på en touchskærm – måske med genveje for de mest populære cocktails for at spare tid.

Lagerstyringen kører bagved og fratrækker automatisk x cl spiritus for hver drink, så man altid har et opdateret billede af beholdningen. Hvis en vare når kritisk lav beholdning, kan manageren få en advarsel og nå at genbestille i tide. Når natten er omme, udskrives en kasseopgørelse via POS-systemet. Den viser dagens totale omsætning, antal solgte enheder af hver vare, gennemsnitligt salg pr. time osv. – værdifuld information som ledelsen kan bruge til at analysere aftenen. Samtidig har personalet måske stemplet ind og ud på POS-systemet ved start og slut af deres vagt, så deres arbejdstimer er registreret. Alt dette gør det nemt at gøre kassen op og lukke stedet ned med fuld kontrol over både penge og data.

Hvorfor er et POS-system vigtigt?

I restaurant- og cafédrift er POS-systemet afgørende for at opretholde en effektiv og rentabel forretning. Uden et godt kassesystem kan selv den bedste restaurant opleve kaos: Ordrer kan blive væk eller blive serveret forkert, kunder skal måske vente for længe på regningen, og ejeren mangler indsigt i, hvad der egentlig sker i forretningen. Her er nogle grunde til, at et POS-system er så vigtigt:

  • Effektivitet og hurtig service: Et POS-system sikrer hurtigere ekspedition og færre fejl. Personalet kan fokusere på gæsterne i stedet for at notere ordrer på papir eller taste priser ind manuelt på et simpelt kasseapparat. Bestillinger kommer direkte i køkkenet uden misforståelser, og betaling går kvikt, hvilket giver glade kunder og mulighed for at betjene flere gæster, især i travle perioder.

  • Overblik og datadrevet beslutningstagning: Fordi alle transaktioner registreres digitalt, får du et overblik over salget i realtid. Det betyder, at du kan trække rapporter på daglig eller ugentlig basis og se nøgletal som omsætning pr. time, mest solgte retter og gennemsnitskøb pr. kunde. Disse data er guld værd – de kan bruges til at optimere menuen, justere priser eller planlægge kampagner. Sammenholder du salgsdata fra POS-systemet med løndata fra personaleplanlægningen, kan du f.eks. udregne din lønprocent (hvor stor en andel løn udgør af omsætningen) og se, om bemandingen passer til indtjeningen. Uden et POS-system bliver sådanne analyser meget sværere og bygger ofte på gætteri.

  • Bedre bemanding og lavere omkostninger: Når du kender dine travleste tidspunkter og mest stille perioder via POS-data, kan du bedre lave vagtplaner. Det betyder, at du ikke risikerer at have for mange på arbejde på en stille tirsdag formiddag (hvilket øger lønomkostningen unødigt) eller for få på arbejde under søndagsbrunchen (hvilket går ud over service og omsætning). Personaleplanlægning understøttet af POS-data hjælper med at holde lønprocenten nede, fordi du kan matche bemandingen præcist til behovet.

  • Kontrol, sikkerhed og mindre svind: Et digitalt kassesystem øger sikkerheden omkring kassen. Hver eneste transaktion logges, og man kan have unikke login til hver medarbejder. Det betyder, at der er sporbarhed – hvis der mangler penge i kassen, eller en kasseoptælling ikke stemmer, kan man i systemet se præcis, hvilke transaktioner der er lavet og af hvem. Dette forebygger svind og fejl. Desuden kan rabatter og refunderinger håndteres med manager-godkendelse, hvilket giver endnu et lag af kontrol.

  • Compliance og lovkrav: I Danmark er der fokus på, at virksomheder registrerer salg korrekt af hensyn til skat og moms. Fra 1. januar 2024 trådte der nye lovkrav i kraft for flere brancher – herunder restauranter, caféer, barer, pizzeriaer m.fl. med en årsomsætning under 10 mio. kr. Disse virksomheder skal benytte et digitalt salgsregistreringssystem (dvs. et POS-/kassesystem), der lever op til Skattestyrelsens tekniske krav for datalagring og logning af salg.

    Formålet er at sikre korrekte kasseopgørelser og forhindre snyd med moms. Med et moderne POS-system er du på forkant med disse krav – systemet gemmer automatisk alle nødvendige data (elektroniske boner, transaktionsnumre, tidsstempler mv.), så din forretning lever op til bogføringsloven og momsreglerne uden ekstra besvær. Kort sagt giver POS-systemet dokumentation for hvert salg, som gør det nemt at overholde myndighedernes regler og lave korrekt lønrapportering og regnskab.

  • Bedre gæsteoplevelse: Selvom dette punkt handler mere om kundeoplevelsen, er det værd at nævne, at et velfungerende POS-system også indirekte øger gæsternes tilfredshed. Hurtigere service, færre fejl i ordrerne, mulighed for forskellige betalingsmetoder og f.eks. at kunne få delt regningen uden drama giver en glattere oplevelse for gæsterne. Tilfredse gæster kommer igen og anbefaler din restaurant til andre – og her spiller den gnidningsfri håndtering via kassesystemet en større rolle, end man måske lige tror.

Hvordan understøtter Flexybox POS-system?

Hos Flexybox bygger vi vores løsninger specifikt til restaurationsbranchen, og Flexybox’ POS-system er ingen undtagelse. Men hvordan understøtter vores system alle de nævnte aspekter af et godt POS? Her får du et indblik i nogle af de måder, hvorpå Flexybox hjælper restauranter, caféer og barer med en moderne POS-løsning:

  • Hurtige, pålidelige transaktioner: Vores POS-software er designet til travle miljøer, hvor hvert sekund tæller. Systemet reagerer lynhurtigt på input, så personalet kan gennemføre ordrer og betalinger uden forsinkelse – selv når der er kø. Stabilitet er afgørende: Flexybox POS-system kører stabilt gennem hele serviceperioden, og der findes offline-funktionalitet, så du kan fortsætte salget selv ved midlertidigt internetudfald.

  • Brugervenligt for personalet: Vi ved, at mange i branchen ikke er teknologieksperter, og det behøver de heller ikke være. Flexybox POS har en intuitiv brugerflade med overskuelige knapper og menuer. Tjenere kan hurtigt lære systemet at kende – ofte kan nye medarbejdere tage imod deres første ordre efter kort introduktion. Desuden kan systemet tilpasses det enkelte sted, f.eks. med knapper for jeres mest solgte retter eller favoritter, så det passer til menukortet og arbejdsgangene hos jer.

  • Bordstyring og fuld kunderejse: Flexybox’ kassesystem understøtter bordreservationer og -styring. Det vil sige, at hvis du bruger vores tilhørende bookingsystem til bordreservationer, så flyder informationerne direkte over i POS’en. Når en gæst, der har reserveret, ankommer, kan værten markere bordet som besat i POS’et. Personalet kan se, hvilke borde der er optaget, reserveret eller ledige, og hvor i middagen de forskellige borde er (forret, hovedret, dessert). Denne integration gør, at hele kunderejsen hænger sammen – fra gæsten booker bord online via online bordbooking til de betaler regningen via POS-systemet. Køkkenintegration er også en del af pakken: Bestillinger fra tjenernes tablets sendes direkte til køkkenprintere eller køkkenskærme, så køkkenet kan arbejde effektivt uden at skulle tyde håndskrevne sedler.

  • Integrationer til alle sider: Flexybox POS kan integreres med de fleste andre systemer, du bruger i driften. Det gælder alt fra økonomisystemer (så dagens salgstal automatisk kan bogføres forenklet i regnskabet) til lønsystemer (hvor personalets timeregistrering fra POS’en sendes direkte til lønberegning), samt lagerstyringssystemer og e-handelsplatforme. Eksempelvis kan vores løsning eksportere data til almindelige regnskabsprogrammer, så du sparer tid på manuelt tastearbejde. Vi ved også, at betalingsintegration er kritisk: Flexybox POS kobler gnidningsfrit til de mest udbredte betalingsterminaler og mobile betalingsløsninger, så beløbet automatisk overføres til terminalen, når personalet trykker “Betal” i kassen – det eliminerer fejlindtastninger af beløb og sparer tid. Kort sagt fungerer Flexybox som omdrejningspunktet mellem dine forskellige systemer (POS-integration sikrer, at alt spiller sammen).

  • Stempling ind/ud og personaleoverblik: En unik fordel ved Flexybox’ platform er, at POS-systemet taler sammen med vores tidsregistreringssystem. Medarbejdere kan stemple ind og ud direkte på POS-skærmen, og systemet registrerer deres mødetider og pauser. Lederen kan i realtid følge med i, hvilke ansatte der er på vagt, og hvor mange timer de har arbejdet. Dette er ikke blot smart ift. løn – det giver også et overblik, der hjælper ved travlhed (f.eks. kan man se, at ekstra hjælp er mødt ind til en travl aften) og ved skiftet mellem vagthold.

    Alle timer kan senere eksporteres til lønsystemet, og systemet kan håndtere regler for overtidsbetaling, tillæg for arbejde på skæve tider osv. Integrationen mellem kasse og personalefunktioner betyder færre fejl i lønberegningen og sikrer dokumentation for medarbejdernes arbejdstider (vigtigt for både ledelse og i tilfælde af kontrol fra myndighederne). Med Flexybox får du altså både POS og personaleadministration i én løsning.

  • Tilpasning og skalérbarhed: Vores POS-system er skræddersyet til branchen, men også fleksibelt over for din unikke forretning. Har du en lille café, en stor restaurant eller måske en kæde med flere lokationer? Flexybox kan tilpasses skalaen: Du vælger selv de moduler og funktioner, du har brug for. Mange af vores kunder starter med kernefunktionerne – salg, betaling, bordstyring – og udvider så med f.eks. loyalitetsprogram (kundeklub) eller gavekorthåndtering, når de er klar. Driver du flere steder, får du et centralt overblik over alle dine lokationer i ét system, hvilket gør det nemt at sammenligne præstationer og dele data på tværs af forretningerne. Systemet er designet til at vokse med din forretning.


Kort sagt understøtter Flexybox POS-system hele driften fra A til Z – fra første kundekontakt til sidste bogføring. Målet er, at du som restaurantejer får frigivet tid fra administration og færre bekymringer om teknikken, så du kan bruge energien på det vigtigste: at give dine gæster en god oplevelse og udvikle din forretning.

Fordele og effekter ved et godt POS-system

Et gennemført POS-system som Flexybox’ kassesystem skaber en række håndgribelige forretningsmæssige gevinster. Her er nogle af de vigtigste fordele:

Korrekt løn til medarbejdere: Når ansatte stempler ind/ud via POS-systemet, bliver deres arbejdstid nøjagtigt registreret. Det sikrer, at alle får den korrekte løn for deres timer, og at der ikke sker fejl i lønudbetalinger – noget, der både øger tilliden blandt personalet og letter den administrative byrde for ledelsen.

Mindre administrativt arbejde: Automatisering af kassefunktioner og rapportering sparer tid. F.eks. kan dagsafslutningen klares med få klik, da kassesystemet selv udregner kontantbeholdning, dankortsalg osv. og laver en rapport. Integration til økonomi- og lønsystemer betyder, at du slipper for manuel indtastning af tal fra dagens salg eller medarbejdertimer. Alt i alt frigives der mange timer, som du i stedet kan bruge på gæsterne eller forretningsudvikling.

Bedre vagtplanlægning: Med præcise data om, hvornår der er travlt, kan du lave langt bedre vagtskemaer. Du undgår både underbemanding i spidsbelastninger og overbemanding på stille dage. Denne personaleplanlægning baseret på fakta (og ikke mavefornemmelser) giver en mere optimal drift, hvor lønkronerne bruges fornuftigt, og gæsterne altid oplever, at der er nok hænder til at hjælpe dem.

Lavere lønprocent: Når bemandingen tilpasses efter reelt behov, og effektiviteten øges gennem et godt POS-system, falder lønomkostningen relativt til omsætningen. Din lønprocent – et vigtigt nøgletal i branchen – bliver lavere, hvilket direkte forbedrer bundlinjen. Samtidig kan et POS-system øge omsætningen (f.eks. ved hurtigere service og mulighed for at håndtere flere ordrer), hvilket yderligere bidrager til en sund lønprocent.

Overholdelse af regler og dokumentation: Med det rette system på plads har du dokumentation for alting. Hver kvittering gemmes elektronisk, hver ændring i en ordre logges, og hver times arbejde registreres. Dette gør det nemt at efterleve myndighedernes krav til f.eks. opbevaring af regnskabsdata og registrering af arbejdstid i henhold til arbejdstidslovgivning eller overenskomster. Skulle Skattestyrelsen eller andre komme forbi, kan du trygt fremvise et fuldt spor af alle transaktioner og timeoversigter.

Medarbejdertilfredshed og engagement: Et velfungerende POS-system fjerner mange frustrationer fra medarbejdernes hverdag. Ingen bøvl med en kasse, der ikke stemmer, eller en printer, der aldrig virker; mindre stress fordi systemet hjælper dem med at huske ordrer og håndtere regninger. Desuden kan de stole på, at deres timer og drikkepenge registreres korrekt. Alt dette bidrager til glade medarbejdere, der har overskud til at levere god service – og glade medarbejdere giver glade gæster.

Relaterede begreber

  • Timeregistrering – Registrering af medarbejderes arbejdstid, ofte via POS-systemet eller tilknyttet app for korrekt løn og vagtplanlægning.

  • Integration – Sammenkobling mellem POS-systemet og andre systemer (økonomi, lager, online bestilling, etc.), så de arbejder gnidningsfrit sammen.

Frequently asked questions

POS står for “Point of Sale”, som på dansk ofte kaldes salgsstedet. Det refererer til det sted, hvor selve salget foregår – typisk kassen i en butik eller restaurant. Et POS-system er dermed det elektroniske system, der håndterer salget ved dette salgssted.

Et POS-system i restaurant- eller caféregi bruges primært til at registrere ordrer og modtage betaling. Men derudover kan det også printe bonner eller sende ordrer elektronisk til køkkenet, holde styr på bordreservationer, håndtere rabatter og gavekort, styre lagerbeholdning (så du kan se, hvor meget der er tilbage af en given råvare) og give ledelsen adgang til rapporter og nøgletal om salget. Det er med andre ord et centralt styringsværktøj for hele forretningen, ikke kun en kasse.

Nej. Et gammeldags kasseapparat kan typisk kun lave meget simple ting som at registrere et salg og opbevare penge. Et POS-system er derimod et helt digitalt system med mange flere funktioner. Det kan betragtes som en computer med specialsoftware til din restaurant: Udover at klare selve betalingen kan det håndtere ordrer, lager, medarbejderlogin, rapportering osv. Man kan sige, at et POS-system indeholder kasseapparatets funktion – og meget mere til. Derfor kalder mange det også et kassesystem eller POS-kassesystem for at signalere, at det er den moderne udgave af kasseapparatet.

Nej, de fleste moderne POS-systemer – herunder Flexybox’ løsning – er udviklet med fokus på brugervenlighed. De kræver ikke en IT-baggrund at betjene. Typisk får man systemet installeret og sat op af leverandøren, og personalet kan trænes på kort tid. Grænsefladen på et restaurant-POS ligner ofte apps vi kender fra tablets, med tydelige knapper og logisk opbygning. Skulle der opstå spørgsmål, tilbyder leverandører som regel support og hjælp, så du aldrig står helt alene. Så selvom teknologien bag er avanceret, er den daglige brug gjort simpel for alle på holdet.

Det kommer an på din type forretning og størrelse. Strengt taget er det ikke alle, der direkte er pålagt at have et POS-system, men nye regler fra 2024 betyder, at mange restauranter, caféer, barer m.fl. med mindre end 10 mio. kr. i årlig omsætning skal bruge et digitalt kassesystem, der overholder en række tekniske krav. Det vil sige, at hvis du driver en café/restaurant i Danmark, skal du sandsynligvis investere i et POS-system for at leve op til lovkravene om digital salgsregistrering. Uanset lovkrav vil selv større restauranter (over 10 mio. i omsætning) have svært ved at undvære et POS – det er branchenormen i dag, fordi det gavner driften og giver sikkerhed og dokumentation for alle salg.

Ja, mange POS-systemer i dag kan køre på tablets eller mobile enheder. Det kaldes ofte et mobilt kassesystem. Det betyder, at du ikke nødvendigvis behøver en stationær kasseterminal. For eksempel kan tjenere gå rundt med en iPad og tage imod bestilling ved bordet, og endda modtage betaling via en trådløs terminal eller MobilePay integreret med systemet. Der findes også POS-apps til smartphones, som især kan være praktiske til mindre boder, food trucks eller til barer med personale, der hurtigt skal kunne tage imod ordrer på farten. Vigtigst er, at hardwaren (tablet/mobil) er robust nok til restaurantmiljøet (f.eks. vandafvisende cover) og at den er koblet til det centrale POS-system, så al data synkroniseres.

Et godt POS-system står sjældent alene – det integrerer med andre systemer for at gøre din hverdag nemmere. Typisk kan et restaurant-POS integrere med:

– Betalingsløsninger: Fysiske betalingsterminaler (f.eks. Nets, Verifone) og mobile betalingsapps (MobilePay, Apple Pay m.fl.), så beløb overføres direkte og afstemning sker automatisk.

– Økonomisystemer: Regnskabsprogrammer som e-conomic eller Dinero, hvilket betyder at dine dagsrapportdata kan sendes direkte til bogføring uden manuel indtastning.

– Lagerstyring: Så hver gang du sælger en ret eller en drikkevare, justeres lagerbeholdningen automatisk. Det hjælper med at vide, hvornår du skal bestille varer, og mindsker spild.

– Bordbooking- og bestillingssystemer: Som nævnt kan online reservationer integreres, ligesom nogle POS kan tale med takeaway-bestillingssystemer eller selvbetjeningsløsninger (f.eks. bestilling via QR-kode på bordet).

– Personalestyring og løn: Hvis POS-delen er en del af en større pakke (som hos Flexybox), kan den kobles til vagtplansystem og lønsystem, så både salg og arbejdstimer ses i sammenhæng.

Kort sagt skal du tænke på POS-systemet som hjertet, der pumper data ud til (og ind fra) de andre “organer” i din forretning. Integrationer sparer tid og reducerer risikoen for fejl, fordi oplysninger kun skal indtastes én gang.