Hvad betyder afstemning?  

Afstemning i en restaurant- eller cafe-sammenhæng handler om at sikre, at betalinger og registrerede salg stemmer overens med det faktiske indhold i kassen, kortterminaler og det digitale regnskab. Det indebærer, at man kontrollerer og sammenligner de data, der er registreret i POS-systemet, med de faktiske betalingsmidler og bankindbetalinger. På den måde kan ejeren eller økonomiansvarlig identificere forskelle og fejl – f.eks. hvis der mangler kontanter, hvis et beløb er tastet forkert, eller hvis en betaling ikke er bogført korrekt.

Afstemning sker typisk ved lukketid, dagligt eller ugentligt, og er ofte en del af rutinen for at holde styr på omsætningen. Det kan også gøres i forbindelse med skift mellem personale eller ved udtræk af regnskabsdata til bogføring. Læs mere om begrebet bogføring

Eksempel fra en restaurant:  

Forestil dig en cafe, hvor kassen viser en dagsomsætning på 10.000 kr., fordelt på kontanter, kort og mobile betalinger. Når man tæller kassen op, er der dog kun 9.800 kr., og korttransaktionerne passer heller ikke helt med tallene i systemet. Her vil afstemningen hjælpe manageren med at opdage, at en regning måske er blevet betalt kontant, men fejlagtigt registreret som kort, eller at en betaling er udeblevet. Afstemningen gør det muligt at rette op hurtigt og undgå fejl, der ellers ville kunne blive opdaget meget senere.

Hvorfor er afstemning vigtig?  

Afstemning er essentiel for at sikre, at dit regnskab er korrekt, og at du som ejer har styr på pengeflowet i forretningen. Det mindsker risikoen for fejl, uoverensstemmelser og i værste fald tyveri. Det er også nødvendigt i forhold til korrekt afregning af moms, indberetning til Skat, og når man skal være sikker på, at alle indtægter er korrekt registreret. Læs også om afregningsdato

Hvordan bruges “afstemning” i Flexybox?  

Flexybox kassesystem gør det nemt at udføre afstemning. Når medarbejderen afslutter sin vagt, genereres der en kasseopgørelse, som sammenligner forventet indhold i kassen med det faktiske beløb. Systemet afstemmer også kort- og mobilbetalinger automatisk, så du hurtigt kan se afvigelser. Dette sikrer, at alle transaktioner stemmer, og at regnskabet er præcist og opdateret. På den måde hjælper Flexybox dig med at sikre overblik og økonomisk kontrol.

Frequently asked questions

Hvis der opstår en forskel mellem det registrerede beløb og det fysiske beløb i kassen, vil det fremgå i kasseopgørelsen. Det kan skyldes en simpel fejl, f.eks. hvis en betaling er tastet forkert, og bør undersøges og rettes hurtigst muligt.

Ja, det anbefales kraftigt at lave daglig afstemning, især hvis flere medarbejdere bruger kassen. Det sikrer, at eventuelle fejl bliver opfanget med det samme, og forenkler den samlede bogføring.

Ja. Et godt POS-system – som Flexybox – lader dig afstemme både kontantbeholdning, kortbetalinger og mobile betalinger som MobilePay. Du får en samlet oversigt dag for dag.

Du kan trække daglige kasseafstemningsrapporter, oversigter over salg pr. medarbejder og betalingsform samt afvigelser. Disse rapporter hjælper dig med at finde og rette eventuelle fejl.