Hvad er en digital signatur?  

En digital signatur er en sikker og unik kode, der tilføjes dokumenter og transaktioner i et POS-system for at bevise, at de er ægte og ikke er blevet ændret undervejs. På samme måde som en håndskrevet underskrift bekræfter, at en person står bag en aftale, så viser en digital signatur, at data stammer fra en pålidelig kilde og er uforandrede.

Digital signatur baserer sig på kryptering, hvor information låses med en privat nøgle, der kun tilhører afsenderen. Ved modtagelsen bruges en tilhørende offentlig nøgle til at kontrollere, at alt stemmer – både med hensyn til afsender og indhold.

Eksempel:  

En restaurant genererer en elektronisk faktura til en kunde. For at sikre, at fakturaen bliver accepteret af både kunde og myndigheder, tilføjes en digital signatur automatisk via restaurantens POS-system. På den måde kan både kunden og eventuelt Skattestyrelsen være sikre på, at fakturaen er ægte, og at den ikke er ændret efterfølgende. Se også: elektronisk faktura.

Hvorfor er det vigtigt?  

Når du driver en restaurant eller café og bruger et POS-system, håndterer du dagligt en række vigtige transaktioner og dokumenter – fra kvitteringer og fakturaer til tidsregistrering og lagerstyring. At disse dokumenter er sikre og utvivlsomme i deres oprindelse er afgørende.

Ved hjælp af digital signatur kan du overholde kravene til sikkerhed, dokumentation og sporbarhed – både over for din kunde og i forhold til myndigheder. Det er særligt relevant, når POS-systemet integreres med andre systemer, som f.eks. regnskabsprogrammer eller momsindberetning. Læs evt. mere om integration.

Hvordan bruger Flexybox digital signatur?  

I Flexybox kassesystem og bookingsystem bruges digital signatur til at validere transaktioner og sikre, at dokumenter som fakturaer, kvitteringer og digitale tidsregistreringer er autentiske og sikre. Det betyder, at du som restauratør trygt kan betjene dine kunder og holde styr på driften, samtidig med at du overholder lovgivningen og beskytter din virksomhed mod svindel.

Frequently asked questions

Begreberne bliver nogle gange forvekslet, men en digital signatur er en meget mere sikker metode, baseret på kryptering, til at bekræfte, at en digital besked eller et dokument er autentisk – den svarer til en håndskrevet underskrift, men med højere sikkerhed.

Nej, i de fleste moderne POS-systemer – som Flexybox – sker det automatisk i baggrunden, så du ikke skal gøre noget manuelt.

En digital signatur sikrer, at fakturaen ikke er ændret og stammer fra den rette afsender. Det styrker troværdigheden og er ofte et krav, når det gælder elektronisk fakturering.

Ja, det kan være lige så vigtigt for mindre caféer som for større restauranter – især hvis der udstedes fakturaer til virksomheder eller det offentlige, hvor sikker dokumentation er påkrævet.