Driver du et travlt fitnesscenter? Så ved du allerede, hvor meget der skal balanceres for at få hverdagen til at fungere.

Medlemmer, holdplaner, betalinger, personale og markedsføring skal gå op i en højere enhed – og helst uden du skal bruge al din tid på at holde styr på det hele manuelt. 

Mange fitnesscentre, crossfit-centre og studier har gamle systemer eller manuelle processer, der fungerer, men som ikke understøtter den vækst, effektivitet og kundeoplevelse, der i dag er nødvendig for at være konkurrencedygtig. Det er her, et moderne fitness system kan optimere dit fitnesscenter.

Men systemet alene er kun en del af løsningen. Det, der virkelig adskiller de succesfulde implementeringer fra de middelmådige, er onboardingprocessen. Derfor har vi hos Flexybox udviklet en skræddersyet implementeringsproces til fitness management systemer, der sikrer fuld udnyttelse af mulighederne i systemet.

Den skjulte årsag til ineffektiv drift

Hvor mange manuelle arbejdsgange lever du stadig med, bare fordi “det er sådan, vi plejer at gøre”?

Vi møder ofte fitnesscentre, som har investeret i funktionelle men fragmenterede systemer – ét til økonomi, ét til tilmelding, ét til booking og et fjerde regneark til vagtplanlægning. Problemet her er, at de forskellige løsninger ikke taler sammen. Det øger risikoen for fejl, dobbeltarbejde og utilfredse medarbejdere og medlemmer.

Mange centre undervurderer samtidig, hvor meget tid og ressourcer der går til spilde i forsøg på at få systemerne til at spille sammen. Det er skjulte omkostninger, som kan undgås.

Skræddersyet implementering med mennesker i centrum

Hos Flexybox har vi erfaret, at succes ikke afhænger af systemet alene – men lige så meget af, hvordan det bliver implementeret. Derfor har vi designet vores onboardingforløb, så det ikke blot handler om teknik, men om at forstå din forretning og gøre dig og dine medarbejdere trygge i brugen af systemet.

Med systemet får du:

1. En dedikeret kontaktperson – din onboarder

Helt fra begyndelsen bliver du tilknyttet en dedikeret onboarder. Det er én person, som kender både din virksomhed, branche og vores system godt. Onboarderen står for at organisere forløbet, indkalde til møder og workshops, og – vigtigst af alt – bygge bro mellem dine behov og systemets muligheder.

2. Opstartsmøde: Fælles forståelse og målsætning

Hele forløbet begynder med et opstartsmøde, hvor vi sammen kortlægger dine nuværende processer, udfordringer og ambitioner for systemet. Har du særlige ønsker til holdtyper, medlemskaber, betalingsmodeller eller integration til dine eksisterende systemer, bliver det her, vi vender disse behov.

3. Workshops: Dyk ned i funktionalitet og optimering

Efter introduktionen holder vi en eller flere workshops . Her demonstrerer vi, hvordan systemets funktioner understøtter netop jeres arbejdsgange. Det handler ikke bare om at vise knapper – det handler om at udfordre eksisterende rutiner og introducere smartere arbejdsgange.

Det kan for eksempel være, hvordan et integreret holdbookingsystem kan automatisere tilmelding, ventelister og aflysninger, så personalet frigøres.

Eller hvordan rykkerprocedurer kan sættes op automatisk, så du undgår manuel opfølgning og sikrer bedre likviditet.

4. Systemopsætning – fra data til drift

Vi hjælper med den praktiske opsætning af systemet, som blandt andet indeholder medarbejderprofiler, holdtyper, og bookingregler. Vi sikrer samtidig, at systemet synkroniseres med jeres egne platforme, så medlemmerne oplever en professionel og strømlinet brugerflade.

5. Træning og oplæring

Et godt system er først effektivt, når medarbejderne føler sig trygge i det. Derfor sørger vi for grundig træning af jeres kontaktperson. Dette sikrer, at kontaktpersonen ved, hvordan systemet fungerer i praksis – fra booking af hold til håndtering af medlemskaber og kan lære videre til relevante medarbejdere.

6. Afterflow – fra onboarding til support

Når systemet er i gang, stopper vores arbejde ikke. De første uger i drift er afgørende. Derfor har vi fokus på at få jer godt fra vores onboardingteam til vores supportteam. Her har I mulighed for at ringe ind, hvis I har brug for hjælp til at justere opsætning og sikre, at I får det fulde udbytte af jeres investering.

Én løsning – mange fordele

Vores implementeringsstruktur er udviklet for at minimere risikoen for fejltagelser og skabe tryghed hele vejen igennem. Du får:

• Reduceret den tid du bruger på administration
• Forøget medlemstilfredshed gennem bedre selvbetjeningsfunktioner
• Færre betalingsfejl og forbedret cash flow
• Øget overskud og bedre udnyttelse af kapacitet

Et komplet fitnesssystem sparer ikke kun tid på kontoret – det giver dig bedre mulighed for at fokusere på det vigtigste: Dine medlemmer og deres oplevelse.

Klar til næste skridt?

Vil du høre mere om, hvordan vores onboardingforløb kan implementeres i dit fitnesscenter, er du velkommen til at kontakte vores salgsafdeling for en uforpligtende snak.