Vad betyder avstämning?

Avstämning på en restaurang eller ett kafé handlar om att säkerställa att betalningar och registrerad försäljning stämmer överens med det faktiska innehållet i kassan, kortterminalerna och den digitala redovisningen. Det innebär att man kontrollerar och jämför de data som har registrerats i kassasystemet med de faktiska betalningsmedlen och bankinsättningarna. På så sätt kan ägaren eller den ekonomiansvariga upptäcka skillnader och fel – t.ex. om det saknas kontanter, om ett belopp har slagits in fel eller om en betalning inte har bokförts korrekt.

Avstämning görs oftast vid stängning, dagligen eller veckovis, och är ofta en del av rutinen för att hålla koll på omsättningen. Den kan också göras vid personalbyte eller vid uttag av redovisningsdata för bokföring. Läs mer om begreppet bokföring

Exempel från en restaurang:

Tänk dig ett kafé där kassan visar en dagsomsättning på 15 000 kr, fördelad på kontanter, kort och mobilbetalningar. När man räknar kassan finns det dock bara 14 800 kr, och korttransaktionerna stämmer inte heller helt med siffrorna i systemet. Här hjälper avstämningen chefen att upptäcka att en nota kanske har betalats kontant men felaktigt registrerats som kort, eller att en betalning har uteblivit. Avstämningen gör det möjligt att rätta till det snabbt och undvika fel som annars kunde ha upptäckts mycket senare.

Varför är avstämning viktig?

Avstämning är avgörande för att säkerställa att din redovisning är korrekt och att du som ägare har koll på pengaflödet i verksamheten. Den minskar risken för fel, avvikelser och i värsta fall stöld. Den är också nödvändig för korrekt momsredovisning, rapportering till Skatteverket och för att vara säker på att alla intäkter är korrekt registrerade. Läs även om avräkningsdatum

Hur används ”avstämning” i Flexybox?

Flexybox kassasystem gör det enkelt att göra avstämningen. När medarbetaren avslutar sitt pass skapas en kassasammanställning som jämför det förväntade innehållet i kassan med det faktiska beloppet. Systemet stämmer också av kort- och mobilbetalningar automatiskt, så att du snabbt kan se avvikelser. Det säkerställer att alla transaktioner stämmer och att redovisningen är exakt och uppdaterad. På så sätt hjälper Flexybox dig att behålla överblick och ekonomisk kontroll.

Vanliga frågor

Om det uppstår en skillnad mellan det registrerade beloppet och det fysiska beloppet i kassan syns det i kassasammanställningen. Det kan bero på ett enkelt fel, t.ex. att en betalning har slagits in fel, och bör undersökas och rättas så snart som möjligt.

Ja, det rekommenderas starkt att göra daglig avstämning, särskilt om flera medarbetare använder kassan. Det säkerställer att eventuella fel upptäcks direkt och förenklar den samlade bokföringen.

Ja. Ett bra kassasystem – som Flexybox – låter dig stämma av både kontantbehållning, kortbetalningar och mobilbetalningar. Du får en samlad översikt dag för dag.

Du kan ta fram dagliga kassaavstämningsrapporter, översikter över försäljning per medarbetare och betalsätt samt avvikelser. Rapporterna hjälper dig att hitta och rätta eventuella fel.