Vad är inbetalningar?

I restaurang- och cafébranschen avser ”inbetalningar” de betalningar dina gäster gör när de köper mat, dryck eller andra tjänster. Inbetalningar kan ske via olika betalningskanaler som kontanter, kreditkort, Swish eller presentkort. Ett modernt kassasystem registrerar och kategoriserar alla inbetalningar, så att du alltid har överblick över den dagliga omsättningen och betalningsformerna.

Inbetalningar kan ske direkt, till exempel när en gäst betalar notan efter måltiden, eller som en förbetalning – till exempel när en gäst bokar för ett sällskap och betalar en deposition.

Exempel från vardagen

Tänk dig ett café där en gäst köper en caffè latte och en croissant och betalar 89 kr med Swish. Beloppet registreras som en inbetalning via Swish i caféets kassasystem. Senare samma dag kommer en grupp gäster som ingår i ett sällskap. De har tidigare betalat en deposition på 2 000 kr vid bokningen – även det är en inbetalning, som är noterad i systemet och kopplad till den aktuella bokningen.

Varför är inbetalningar viktiga i ett kassasystem?

När du driver ett café eller en restaurang är det viktigt att ha koll på vilka pengar som kommer in – när och hur. En god överblick över inbetalningarna hjälper dig att:

– Hålla ekonomin sund och överskådlig

– Göra det enklare att stämma av kassan och sammanställa omsättningen

– Analysera vilka betalningsmetoder dina gäster föredrar

– Kunna reagera snabbt om det till exempel uppstår fel eller avvikelser

Ett korrekt registrerat flöde av inbetalningar är också avgörande för korrekt bokföring, redovisning och avstämning mot banken – och därmed för hela företagets drift och trovärdighet.

Hur använder Flexybox begreppet inbetalningar?

I Flexybox kassasystem och bokningssystem registreras alla inbetalningar noggrant och automatiskt. Systemet registrerar både kontantbetalningar och betalningar via andra betalningsformer som kort eller presentkort. När en kund till exempel bokar för ett sällskap och betalar en deposition registreras det som en inbetalning och kopplas till bokningen. Det ger en exakt uppföljning av betalningar, eftersom alla transaktioner är spårbara och synliga i systemet. Det gör det enkelt för dig som ägare eller medarbetare att hålla koll – och säkerställer att inget glöms bort eller registreras fel.

Relaterade uppslag:

Läs också om:

Utbetalningar

Betalsätt

Vanliga frågor

En inbetalning är pengar som ditt företag tar emot – till exempel när en gäst betalar för sin mat. En utbetalning är däremot pengar som du betalar ut – till exempel löner eller leverantörsfakturor. Läs mer om utbetalningar

Ja, i Flexybox kassasystem kategoriseras alla inbetalningar automatiskt efter betalningsmetod – till exempel kontant, kort eller presentkort. Det ger dig värdefull insikt i dina gästers preferenser. Läs om betalningsmetoder

Ja, när en gäst betalar en deposition i samband med bokning av ett sällskap eller arrangemang registreras beloppet som en inbetalning i bokningssystemet och kopplas till gästens bokning.

Nej, så snart du genomför en försäljning i Flexybox kassasystem registrerar systemet automatiskt inbetalningen och den tillhörande betalningsmetoden.