Vad är automatisk bokföring?

Automatisk bokföring är en funktion i moderna kassasystem som helt eller delvis för över försäljningsdata direkt från ditt kassasystem till ditt bokföringssystem. I stället för att manuellt hämta, samla och mata in uppgifter om dagsomsättning, betalsätt och moms – gör systemet allt åt dig. Med andra ord slipper du knappandet och säkerställer att din bokföring blir enhetlig och korrekt varje gång.

I praktiken innebär det att när du stänger kassan i slutet av en arbetsdag skickas dagens försäljningssiffror automatiskt till ditt ekonomisystem – t.ex. Fortnox eller Visma. Det gäller både kontantförsäljning, kortbetalningar, dricks och eventuella rabatter. Där skapas de nödvändiga verifikationerna och posteringarna, så att din redovisning alltid är uppdaterad med den senaste informationen.

Exempel: Tänk dig ett fullsatt kafé i Stockholm där du har haft över 200 transaktioner på en dag. Med automatisk bokföring förs all denna försäljning automatiskt över till ditt bokföringssystem, korrekt uppdelad på konton som mat, dryck, moms och dricks. Du slipper sitta på kvällen och samla kvitton, kontrollera belopp och mata in manuellt – systemet har redan skött det.

Därför är det viktigt

För restaurang- och kaféägare sparar automatisk bokföring inte bara tid – den minskar också risken för fel och säkerställer att bokföringen sker löpande och korrekt. Det ger bättre överblick över ekonomin och bättre arbetsförutsättningar för din bokförare eller revisor. När du arbetar med ett kassasystem är det därför viktigt att känna till begreppet, eftersom det kan förenkla en stor del av den dagliga administrationen och ge bättre ekonomisk kontroll.

Läs även mer om:

Bokföring

Avstämning

Hur använder Flexybox automatisk bokföring?

Flexybox kassasystem har direkt stöd för automatisk bokföring. Det innebär att dina försäljningsdata automatiskt förs över till ditt bokföringssystem utan att du behöver göra det manuellt. Funktionen minskar den dagliga administrationen och minimerar de typiska fel som uppstår vid manuell bokföring. På så sätt får du ett effektivare arbetsflöde och en redovisning som stämmer från början.

Vanliga frågor

Ja, i de flesta moderna kassasystem – däribland Flexybox – kan du justera vilka data som ska föras över automatiskt, till exempel försäljning per varugrupp, betalsätt och moms.

Automatisk bokföring kan göra det lättare för din revisor att få koll på dina siffror, men den ersätter inte behovet av professionell rådgivning, särskilt när det gäller årsbokslut och skattefrågor.

Det beror på inställningarna i ditt kassasystem. Oftast sker det dagligen vid dagsavslutet, men du kan också ställa in det så att det sker vid bestämda tidpunkter eller vid behov.

De flesta system visar ett felmeddelande och sparar data för senare överföring. Oftast kan du rätta felet och skicka om data manuellt. Flexybox meddelar dig om något inte stämmer, så att du snabbt kan få det rättat.