Wat is automatisch boekhouden?

Automatisch boekhouden is een functie in moderne kassasystemen die verkoopgegevens geheel of gedeeltelijk rechtstreeks van je kassasysteem naar je boekhoudsysteem overzet. In plaats van handmatig gegevens over dagomzet, betaalmethoden en btw op te halen, te bundelen en in te voeren, doet het systeem dat allemaal voor je. Met andere woorden: geen tikwerk meer, en een boekhouding die elke keer uniform en correct is.

In de praktijk betekent dit dat wanneer je aan het eind van een werkdag de kassa sluit, de verkoopcijfers van de dag automatisch naar je boekhoudpakket gaan. Dat geldt voor contante verkopen, kaartbetalingen, fooien en eventuele kortingen. Daar worden de benodigde bescheiden en boekingen aangemaakt, zodat je administratie altijd de nieuwste informatie bevat.

Voorbeeld: stel je een druk café in Amsterdam voor, waar je op één dag meer dan 200 transacties hebt gehad. Met automatisch boekhouden worden al die verkopen automatisch naar je boekhoudsysteem overgezet, correct verdeeld over rekeningen zoals eten, drinken, btw en fooien. Je hoeft 's avonds geen bonnen meer te verzamelen, bedragen te controleren en alles handmatig in te voeren – het systeem heeft het al gedaan.

Daarom is het belangrijk

Voor eigenaren van restaurants en cafés bespaart automatisch boekhouden niet alleen tijd – het verkleint ook de kans op fouten en zorgt dat de boekhouding doorlopend en correct gebeurt. Het geeft beter overzicht over de financiën en maakt het werk van je boekhouder of accountant makkelijker. Wie met een kassasysteem werkt, doet er dus goed aan dit begrip te kennen, omdat het een groot deel van de dagelijkse administratie kan vereenvoudigen en zorgt voor betere financiële controle.

Lees ook meer over:

Boekhouding

Kascontrole

Hoe gebruikt Flexybox automatisch boekhouden?

Het kassasysteem van Flexybox ondersteunt automatisch boekhouden rechtstreeks. Je verkoopgegevens worden dus automatisch naar je boekhoudsysteem overgezet, zonder dat je dat handmatig hoeft te doen. De functie vermindert de dagelijkse administratieve last en beperkt typische fouten die bij handmatig boekhouden ontstaan. Zo krijg je een efficiëntere werkwijze en een administratie die vanaf het begin klopt.

Veelgestelde vragen

Ja, in de meeste moderne kassasystemen – waaronder Flexybox – kun je instellen welke gegevens automatisch worden overgezet, zoals verkoop per productgroep, betaalmethoden en btw.

Automatisch boekhouden kan het je accountant makkelijker maken om je cijfers op orde te krijgen, maar het vervangt geen professioneel advies, vooral niet bij jaarrekeningen en fiscale zaken.

Dat hangt af van de instellingen in je kassasysteem. Meestal gebeurt het dagelijks bij de dagafsluiting, maar je kunt het ook op vaste tijden of naar behoefte laten plaatsvinden.

De meeste systemen geven een foutmelding en bewaren de gegevens voor latere overdracht. Meestal kun je de fout herstellen en de gegevens handmatig opnieuw versturen. Flexybox laat het weten als iets niet klopt, zodat je het snel kunt corrigeren.