Terminalavstämning är den process där du som krögare eller kaféägare jämför de betalningar som har genomförts på dina betalterminaler (ofta med kort och mobila betalsätt) med den totala försäljning som är registrerad i ditt POS-system. Syftet med terminalavstämning är att säkerställa att alla inbetalningar är korrekta och stämmer överens med det som faktiskt har sålts under dagen.

När kunder betalar med kort skickas beloppet via din terminal till en inlösare (ofta Nets, Swedbank eller liknande), och du får beloppet utbetalt till ditt bankkonto. Terminalavstämningen går ut på att jämföra det belopp som terminalen summerar (kallat en terminalbatch) med den information som POS-systemet har registrerat som kortbetalningar. En sådan avstämning görs oftast i samband med den dagliga rapporteringen och hänger nära ihop med både avstämning och dagsavslut.

Exempel från restaurangen:

Föreställ dig att du som kaféägare i slutet av en hektisk lördagskväll ska se till att allt stämmer. Du gör ett dagsavslut i ditt POS-system och får en översikt över dagens försäljning – både kontant och med kort. Samtidigt tar du ut en batchrapport från terminalen som visar att dagens kortbetalningar uppgår till 18 360 kr. Om ditt POS-system också har registrerat kortbetalningar på exakt 18 360 kr är allt i sin ordning. Om det finns avvikelser är det här du snabbt fångar dem, så att du kan undersöka orsaken, oavsett om det handlar om felinmatningar, tekniska problem eller felslagningar.

Varför är terminalavstämning viktigt?

Terminalavstämning är en av de viktigaste rutinerna för alla kaféer och restauranger som vill ha korrekt redovisning och undvika förluster. Den hjälper dig att snabbt fånga fel – både i betalningar och i ditt försäljningssystem. Det kan till exempel vara kunder som har debiterats fel eller betalningar som saknas. Genom att vara uppmärksam på terminalavstämningen minskar du risken för ekonomiska avvikelser och gör bokföringen mycket enklare.

Så hanterar Flexybox terminalavstämning

Flexybox kassasystem hjälper dig att göra terminalavstämningen enkel och effektiv. Systemet gör en daglig avstämning av kortbetalningar per terminal mot den registrerade försäljningen i kassan. Det betyder att Flexybox automatiskt jämför terminalbatch, kassaförsäljning och den faktiska kortinlösen. Om det uppstår differenser får du veta det direkt, så att du kan agera på en gång. På så sätt slipper du manuella kontroller och minimerar fel.

Vill du veta mer? Läs också om:

Avstämning

Dagsavslut

Vanliga frågor

Terminalavstämning fokuserar specifikt på kortbetalningar och jämförelsen mellan terminalens batch och POS-systemets registreringar. Vanlig avstämning är bredare och omfattar alla betalsätt, lager och driftkonton.

Ja, det rekommenderas starkt att göra terminalavstämning dagligen – gärna i samband med dagsavslutet. Då upptäcker du snabbt fel och kan rätta dem medan de fortfarande är lätta att spåra.

Börja med att dubbelkolla både terminalrapporten och POS-rapporten. Undersök om fel belopp har slagits in eller om en betalning inte har gått igenom korrekt. Om du använder Flexybox hjälper systemet dig att hitta felet.

I grunden handlar det om alla betalningar som går via din betalterminal – oftast kortbetalningar som Visa och Mastercard samt mobila plånböcker som Apple Pay och Google Pay. Kontantbetalningar, Swish, presentkort m.m. stäms av separat.