Terminalafstemming is het proces waarbij je als restauranthouder of café-eigenaar de betalingen op je betaalterminals (vaak met kaart en mobiele betaalmethoden) vergelijkt met de totale verkoop die in je POS-systeem is geregistreerd. Het doel van terminalafstemming is ervoor te zorgen dat alle ontvangsten kloppen en overeenkomen met wat er die dag daadwerkelijk is verkocht.

Betalen klanten met de kaart, dan gaat het bedrag via je terminal naar een acquirer (bijvoorbeeld Worldline, Adyen of CCV), en wordt het bedrag op je bankrekening uitbetaald. Bij terminalafstemming vergelijk je het bedrag dat de terminal optelt (de terminalbatch) met wat het POS-systeem als kaartbetalingen heeft geregistreerd. Zo'n afstemming gebeurt meestal bij je dagelijkse rapportage en hangt nauw samen met afstemming en dagafsluiting.

Voorbeeld in het restaurant:

Stel dat je als café-eigenaar aan het einde van een drukke zaterdagavond wilt controleren of alles klopt. Je voert een dagafsluiting uit in je POS-systeem en krijgt zo een overzicht van de verkoop van de dag – zowel contant als met kaart. Tegelijk haal je een batchrapport uit je terminal, waaruit blijkt dat de kaartbetalingen van de dag € 4.590 bedragen. Heeft je POS-systeem ook precies € 4.590 aan kaartbetalingen geregistreerd, dan is alles in orde. Zijn er afwijkingen, dan ontdek je ze hier snel, zodat je de oorzaak kunt onderzoeken – of het nu om invoerfouten, technische problemen of typefouten gaat.

Waarom is terminalafstemming belangrijk?

Terminalafstemming is een van de belangrijkste routines voor elk café of restaurant dat een correcte boekhouding wil en verliezen wil voorkomen. Het helpt je fouten snel te ontdekken – zowel in betalingen als in je verkoopsysteem. Denk aan klanten die een verkeerd bedrag hebben betaald, of aan ontbrekende betalingen. Door aandacht te besteden aan terminalafstemming verklein je de kans op financiële verschillen en wordt de boekhouding veel eenvoudiger.

Zo gaat Flexybox om met terminalafstemming

Het kassasysteem van Flexybox maakt terminalafstemming eenvoudig en efficiënt. Het systeem stemt dagelijks de kaartbetalingen per terminal af met de geregistreerde verkoop in de kassa. Flexybox vergelijkt dus automatisch de terminalbatch, de kassaverkoop en de werkelijke kaartafwikkeling. Ontstaan er verschillen, dan hoor je dat direct, zodat je meteen kunt reageren. Zo heb je geen handmatige controles meer nodig en beperk je fouten.

Wil je meer weten? Lees ook over:

Afstemming

Dagafsluiting

Veelgestelde vragen

Terminalafstemming richt zich specifiek op kaartbetalingen en de vergelijking tussen de batch van de terminal en de registraties in het POS-systeem. Gewone afstemming is breder en omvat alle betaalmethoden, voorraad en bedrijfsrekeningen.

Ja, het wordt sterk aanbevolen om dagelijks een terminalafstemming te doen – bij voorkeur samen met de dagafsluiting. Zo ontdek je fouten snel en kun je ze herstellen zolang ze nog makkelijk te traceren zijn.

Controleer eerst zowel het terminalrapport als het POS-rapport. Ga na of er een verkeerd bedrag is ingevoerd of dat een betaling niet goed is doorgekomen. Gebruik je Flexybox, dan helpt het systeem je de fout te vinden.

In principe gaat het om alle betalingen die via je betaalterminal lopen – meestal pinbetalingen, creditcards zoals Visa en Mastercard en mobiele betalingen. Contante betalingen, cadeaubonnen en dergelijke worden apart afgestemd.