Vad är en digital signatur?

En digital signatur är en säker och unik kod som läggs till dokument och transaktioner i ett kassasystem för att bevisa att de är äkta och inte har ändrats på vägen. På samma sätt som en handskriven namnteckning bekräftar att en person står bakom ett avtal visar en digital signatur att data kommer från en tillförlitlig källa och är oförändrade.

Digital signatur bygger på kryptering, där informationen låses med en privat nyckel som bara tillhör avsändaren. Hos mottagaren används en tillhörande publik nyckel för att kontrollera att allt stämmer – både avsändare och innehåll.

Exempel:

En restaurang skapar en elektronisk faktura till en kund. För att stärka fakturans trovärdighet kan en digital signatur läggas till automatiskt via restaurangens kassasystem. På så sätt kan både kunden och vid en kontroll Skatteverket se att fakturan är äkta och inte har ändrats i efterhand. Observera att den svenska kassaregisterlagstiftningen bygger på en kontrollenhet eller ett kontrollsystem som kassaregistret är kopplat till, inte på en digital signatur. Se också: elektronisk faktura.

Varför är det viktigt?

När du driver en restaurang eller ett kafé och använder ett kassasystem hanterar du dagligen en rad viktiga transaktioner och dokument – från kvitton och fakturor till tidsregistrering och lagerstyrning. Att dokumenten är säkra och att deras ursprung är otvetydigt är avgörande.

Med digital signatur kan du uppfylla kraven på säkerhet, dokumentation och spårbarhet – både gentemot kunden och myndigheterna. Det är särskilt relevant när kassasystemet integreras med andra system, till exempel bokföringsprogram eller momsredovisning. Läs gärna mer om integration.

Hur använder Flexybox digital signatur?

I Flexybox kassa- och bokningssystem används digital signatur för att validera transaktioner och säkerställa att dokument som fakturor, kvitton och digitala tidsregistreringar är äkta och säkra. Det betyder att du som krögare tryggt kan betjäna dina kunder och ha koll på driften, samtidigt som du följer lagstiftningen och skyddar ditt företag mot bedrägerier.

Vanliga frågor

Begreppen förväxlas ibland, men en digital signatur är en betydligt säkrare metod, baserad på kryptering, för att bekräfta att ett digitalt meddelande eller dokument är äkta – den motsvarar en handskriven namnteckning, men med högre säkerhet.

Nej, i de flesta moderna kassasystem – som Flexybox – sker det automatiskt i bakgrunden, så att du inte behöver göra något manuellt.

En digital signatur säkerställer att fakturan inte har ändrats och kommer från rätt avsändare. Det stärker trovärdigheten och är ofta ett krav vid elektronisk fakturering.

Ja, det kan vara lika viktigt för mindre kaféer som för större restauranger – särskilt om man fakturerar företag eller offentlig sektor, där säker dokumentation krävs.