Was ist eine digitale Signatur?

Eine digitale Signatur ist ein sicherer und eindeutiger Code, der Dokumenten und Transaktionen in einem Kassensystem hinzugefügt wird, um nachzuweisen, dass sie echt sind und unterwegs nicht verändert wurden. So wie eine handschriftliche Unterschrift bestätigt, dass eine Person hinter einer Vereinbarung steht, zeigt eine digitale Signatur, dass Daten aus einer verlässlichen Quelle stammen und unverändert sind.

Die digitale Signatur basiert auf Verschlüsselung, bei der Informationen mit einem privaten Schlüssel gesperrt werden, der nur dem Absender gehört. Beim Empfang wird ein zugehöriger öffentlicher Schlüssel verwendet, um zu prüfen, dass alles stimmt – sowohl Absender als auch Inhalt.

Beispiel:

Ein Restaurant in Deutschland verkauft ein Menü an der Kasse. Nach § 146a AO muss das Kassensystem durch eine vom BSI zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein. Die TSE versieht die Transaktion mit einer Signatur, deren Daten auch auf dem Kassenbon erscheinen. So kann das Finanzamt, etwa bei einer Kassennachschau, prüfen, dass die Aufzeichnung echt ist und nachträglich nicht verändert wurde. Für Rechnungen an Geschäftskunden siehe auch: elektronische Rechnung.

Warum ist das wichtig?

Wenn Sie ein Restaurant oder Café mit einem Kassensystem betreiben, verarbeiten Sie täglich eine Reihe wichtiger Transaktionen und Dokumente – von Belegen und Rechnungen bis zu Zeiterfassung und Lagerverwaltung. Dass diese Dokumente sicher und in ihrer Herkunft eindeutig sind, ist entscheidend.

Mit der digitalen Signatur erfüllen Sie die Anforderungen an Sicherheit, Dokumentation und Nachvollziehbarkeit – gegenüber Ihren Kunden und gegenüber den Behörden. Das ist besonders relevant, wenn das Kassensystem mit anderen Systemen integriert ist, etwa Buchhaltungsprogrammen oder der Umsatzsteuermeldung. Lesen Sie gern mehr über Integration.

Wie nutzt Flexybox die digitale Signatur?

Im Kassensystem von Flexybox werden die Transaktionen über die cloudbasierte TSE von fiskaly signiert. Darüber hinaus wird die digitale Signatur genutzt, um Transaktionen zu validieren und sicherzustellen, dass Dokumente wie Rechnungen, Belege und digitale Zeiterfassungen authentisch und sicher sind. Für Sie als Gastronom bedeutet das, dass Sie Ihre Kunden mit gutem Gefühl bedienen und den Betrieb im Griff behalten – während Sie die Gesetze einhalten und Ihr Unternehmen vor Betrug schützen.

Häufig gestellte Fragen

Die Begriffe werden manchmal verwechselt, aber eine digitale Signatur ist eine deutlich sicherere, auf Verschlüsselung basierende Methode, um zu bestätigen, dass eine digitale Nachricht oder ein Dokument authentisch ist – sie entspricht einer handschriftlichen Unterschrift, nur mit höherer Sicherheit.

Nein, in den meisten modernen Kassensystemen – wie Flexybox – geschieht das automatisch im Hintergrund, sodass Sie nichts manuell tun müssen.

Eine digitale Signatur stellt sicher, dass die Rechnung nicht verändert wurde und vom richtigen Absender stammt. Das stärkt die Glaubwürdigkeit. Ob eine Signatur bei einer E-Rechnung verlangt wird, hängt vom Verfahren ab – klären Sie das mit Ihrem Steuerberater.

Ja. In Deutschland gilt die TSE-Pflicht für elektronische Kassensysteme unabhängig von der Betriebsgröße – das kleine Café ist genauso betroffen wie das große Restaurant. Prüfen Sie die aktuellen Regeln beim Bundesfinanzministerium oder Ihrem Finanzamt.