Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist die digitale Version einer klassischen Papierrechnung. Sie wird per E-Mail oder über ein Rechnungssystem direkt an den Empfänger gesendet und enthält alle nötigen Buchhaltungsangaben – wie Datum, Rechnungsnummer, Waren, Preise und Mehrwertsteuer. Sie dokumentiert eine wirtschaftliche Transaktion und wird typischerweise bei B2B-Verkäufen verwendet, die korrekt verbucht werden müssen.

Anders als eine gescannte Rechnung oder ein einfaches PDF ist eine elektronische Rechnung im Sinne von § 14 UStG in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, das der europäischen Norm für E-Rechnungen entspricht (in Deutschland z. B. XRechnung oder ZUGFeRD). So kann sie automatisch in die Systeme von Absender und Empfänger eingelesen werden. Das spart Zeit und minimiert menschliche Fehler.

Ein Beispiel aus der Gastronomie

Stellen Sie sich vor, ein Café arbeitet mit einem lokalen Cateringunternehmen zusammen, das jeden Monat Rohwaren liefert. Statt einer Papierrechnung schickt das Cateringunternehmen eine elektronische Rechnung direkt an die E-Mail des Cafés oder über ein Integrationssystem. Die Rechnung enthält alle relevanten Angaben zu den gelieferten Waren sowie Gesamtbetrag und Mehrwertsteuer. Das Café kann die Daten nun einfach in seine Buchhaltung importieren, die Rechnung bezahlen und sie digital für später aufbewahren.

Warum sind elektronische Rechnungen bei Kassensystemen wichtig?

Ein modernes Kassensystem kann viel mehr als nur Zahlungen an der Kasse abwickeln. Mit elektronischen Rechnungen schicken Sie ganz einfach Rechnungen an Stammkunden, Unternehmen oder Partner – zum Beispiel im Rahmen der Vertragsabrechnung. Gleichzeitig ermöglichen Integrationen mit Buchhaltungssystemen, Rechnungen automatisch zu teilen und zu verbuchen. Das spart manuelle Arbeitsschritte und sorgt für eine korrekte Buchführung.

Elektronische Rechnungen machen es auch leicht, offene Zahlungen im Blick zu behalten, Mahnungen zu versenden und wirtschaftliche Transaktionen zu dokumentieren. Das schafft mehr Überblick und mehr Zeit für Betrieb und Gästeservice.

So nutzt Flexybox elektronische Rechnungen

Das Flexybox Kassensystem und Buchungssystem unterstützt elektronische Rechnungsstellung. Als Café- oder Restaurantbetreiber können Sie Rechnungen also ganz einfach direkt aus dem System an Ihre Kunden oder Partner senden. Das spart Zeit und reduziert den Papierverbrauch deutlich. Außerdem verknüpft Flexybox die Rechnungen mit relevanten Informationen im System, sodass Sie einen Gesamtüberblick über Verkäufe und Vereinbarungen erhalten.

Häufig gestellte Fragen

Eine elektronische Rechnung wird digital versendet und automatisch in Buchhaltungssystemen verarbeitet, während eine Papierrechnung ausgedruckt wird und oft manuell erfasst werden muss.

Für Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland wird die E-Rechnung schrittweise Pflicht: Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Papier und andere Formate sind bis Ende 2026 erlaubt, 2027 noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz. Kleinbetragsrechnungen und Kassenbons an Gäste sind ausgenommen. Prüfen Sie die aktuellen Regeln beim Bundesfinanzministerium oder mit Ihrem Steuerberater.

Ja, aber elektronische Rechnungen werden meist im B2B-Bereich genutzt. Bei Privatpersonen sind Quittungen oder Kassenbons üblicher.

Rechnungen aus Flexybox können als Beleg in Ihrer Buchhaltung verwendet werden. Welche E-Rechnungsformate nach deutscher Norm unterstützt werden, erfahren Sie bei unserem Team.