Vad är en elektronisk faktura?

En elektronisk faktura är en digital version av en traditionell pappersfaktura. Den skickas via e-post eller genom ett faktureringssystem direkt till mottagaren och innehåller alla nödvändiga bokföringsuppgifter – som datum, fakturanummer, varor, priser och moms. Den dokumenterar en ekonomisk transaktion och används oftast vid B2B-försäljning som ska bokföras korrekt.

Till skillnad från en skannad eller manuellt inmatad faktura är en elektronisk faktura strukturerad så att den automatiskt kan läsas in i både avsändarens och mottagarens system. Det sparar tid, minimerar mänskliga fel och följer bokförings- och momslagstiftningen.

Exempel från restaurangbranschen

Tänk dig ett café som samarbetar med ett lokalt cateringföretag som levererar råvaror varje månad. I stället för en pappersräkning skickar cateringföretaget en elektronisk faktura direkt till caféets e-post eller via ett integrationssystem. Fakturan innehåller all relevant information om de levererade varorna samt totalbelopp och moms. Caféet kan nu enkelt importera uppgifterna i sitt ekonomisystem, betala räkningen och spara fakturan digitalt för framtida referens.

Varför är elektroniska fakturor viktiga i kassasystem?

Ett modernt kassasystem hanterar mycket mer än bara betalning i kassan. Med elektroniska fakturor kan du enkelt skicka räkningar till stamkunder, företag eller samarbetspartner – till exempel vid avtalsfakturering. Samtidigt gör integrationer med ekonomisystem det möjligt att automatiskt dela och bokföra fakturor, vilket sparar manuellt arbete och säkerställer korrekt bokföring.

Elektroniska fakturor gör det också enkelt att hålla koll på utestående betalningar, skicka påminnelser och dokumentera ekonomiska transaktioner. Det ger bättre överblick och mer tid för drift och gästservice.

Så använder Flexybox elektroniska fakturor

Flexybox kassasystem och bokningssystem stöder elektronisk fakturering. Det betyder att du som café- eller restaurangägare enkelt kan skicka fakturor direkt från systemet till dina kunder eller samarbetspartner. Det sparar tid och minskar pappersförbrukningen avsevärt. Dessutom kopplar Flexybox fakturorna till relevant information i systemet, så att du får en samlad överblick över försäljning och avtal.

Vanliga frågor

En elektronisk faktura skickas digitalt och behandlas automatiskt i ekonomisystem, medan en pappersfaktura skrivs ut fysiskt och ofta kräver manuell inmatning.

Mellan privata företag är det inte ett krav, men det rekommenderas. Säljer du till offentlig sektor i Sverige är e-faktura däremot ett krav sedan 1 april 2019, enligt lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling. Det sparar tid, minimerar fel och är enklare att hantera i moderna kassasystem och bokföringsprogram.

Ja, men elektroniska fakturor används oftast i B2B-sammanhang. För privatpersoner är kvitton eller kassakvitton vanligare.

Ja, de elektroniska fakturorna från Flexybox kan användas som underlag i din bokföring. Kontrollera gärna med din redovisningskonsult att fakturorna innehåller de uppgifter som momsreglerna kräver.