Wat is een elektronische factuur?

Een elektronische factuur is een digitale versie van een traditionele papieren factuur. Ze wordt per e-mail of via een factureringssysteem direct naar de ontvanger gestuurd en bevat alle benodigde boekhoudkundige gegevens, zoals datum, factuurnummer, producten, prijzen en btw. Ze legt een financiële transactie vast en wordt meestal gebruikt bij B2B-verkoop die correct moet worden geboekt.

Anders dan een gescande of handmatig ingevoerde factuur is een elektronische factuur zo gestructureerd dat ze automatisch kan worden ingelezen in de systemen van zowel de afzender als de ontvanger. Dat bespaart tijd, beperkt menselijke fouten en voldoet aan de boekhoud- en btw-wetgeving.

Voorbeeld uit de horeca

Stel dat een café samenwerkt met een lokaal cateringbedrijf dat elke maand grondstoffen levert. In plaats van een papieren rekening te sturen, verstuurt het cateringbedrijf een elektronische factuur direct naar het e-mailadres van het café of via een integratiesysteem. De factuur bevat alle relevante gegevens over de geleverde producten, het totaalbedrag en de btw. Het café kan de gegevens eenvoudig in zijn boekhoudsysteem importeren, de rekening betalen en de factuur digitaal bewaren voor later.

Waarom zijn elektronische facturen belangrijk bij kassasystemen?

Een modern kassasysteem doet veel meer dan alleen afrekenen aan de kassa. Met elektronische facturen stuur je eenvoudig rekeningen naar vaste klanten, bedrijven of partners – bijvoorbeeld bij contractfacturering. Tegelijk maken integraties met boekhoudsystemen het mogelijk om facturen automatisch te delen en te boeken. Dat scheelt handmatig werk en zorgt voor een correcte boekhouding.

Met elektronische facturen houd je ook eenvoudig openstaande betalingen bij, verstuur je herinneringen en documenteer je financiële transacties. Zo heb je meer overzicht en meer tijd voor de bedrijfsvoering en je gasten.

Zo gebruikt Flexybox elektronische facturen

Het kassasysteem en boekingssysteem van Flexybox ondersteunen elektronische facturering. Als café- of restauranteigenaar stuur je facturen dus eenvoudig rechtstreeks vanuit het systeem naar je klanten of partners. Dat bespaart tijd en vermindert het papierverbruik aanzienlijk. Bovendien koppelt Flexybox de facturen aan de relevante informatie in het systeem, zodat je één overzicht hebt van verkopen en afspraken.

Veelgestelde vragen

Een elektronische factuur wordt digitaal verstuurd en automatisch verwerkt in boekhoudsystemen, terwijl een papieren factuur fysiek wordt afgedrukt en vaak handmatig moet worden ingevoerd.

Het is niet in alle gevallen verplicht, maar wel aan te raden. Het bespaart tijd, beperkt fouten en is eenvoudiger te verwerken in moderne kassasystemen en boekhoudprogramma’s.

Ja, maar elektronische facturen worden vooral in B2B-situaties gebruikt. Voor particulieren zijn bonnen of kassabonnen gebruikelijker.

Ja, de elektronische facturen van Flexybox voldoen aan de eisen voor btw en boekhouding en kunnen als onderbouwing in je administratie worden gebruikt.