Hvad er en elektronisk faktura?  

En elektronisk faktura er en digital udgave af en traditionel papirfaktura. Den sendes via e-mail eller gennem et faktureringssystem direkte til modtageren og indeholder alle de nødvendige regnskabsoplysninger – som dato, fakturanummer, varer, priser og moms. Den dokumenterer en økonomisk transaktion og bruges typisk til B2B-salg, der skal bogføres korrekt.  

I modsætning til en scannet eller indtastet faktura er en elektronisk faktura struktureret på en måde, så den automatisk kan indlæses i både afsenderens og modtagerens systemer. Det sparer tid, minimerer menneskelige fejl og er i overensstemmelse med regnskabs- og momslovgivning.  

Eksempel fra restaurationsbranchen  

Forestil dig, at en café samarbejder med et lokalt cateringfirma, som hver måned leverer råvarer. I stedet for at sende en papirregning, udsender cateringfirmaet en elektronisk faktura direkte til caféens e-mail eller via et integrationssystem. Fakturaen indeholder alle relevante oplysninger om de leverede varer samt totalbeløb og moms. Caféen kan nu nemt importere oplysningerne i sit regnskabssystem, betale regningen og gemme fakturaen digitalt til fremtidig reference.  

Hvorfor er elektroniske fakturaer vigtige ved brug af POS-systemer?  

Et moderne POS-system (kassesystem) håndterer meget mere end blot betaling ved kassen. Med elektroniske fakturaer kan du nemt sende regninger til stamkunder, virksomheder eller samarbejdspartnere – for eksempel i forbindelse med aftalefakturering. Samtidig gør integrationer til økonomisystemer det muligt automatisk at dele og bogføre fakturaer, hvilket sparer manuelle arbejdsgange og sikrer korrekt bogføring.  

Elektroniske fakturaer gør det også nemt at holde styr på udestående betalinger, sende rykkere og dokumentere økonomiske transaktioner. Det giver bedre overblik og mere tid til drift og gæsterservice.  

Sådan bruger Flexybox elektroniske fakturaer  

Flexybox’ kassesystem og bookingsystem understøtter elektronisk fakturering. Det betyder, at du som café- eller restaurantejer nemt kan sende fakturaer direkte fra systemet til dine kunder eller samarbejdspartnere. Det er både tidsbesparende og reducerer papirforbruget væsentligt. Derudover kobler Flexybox fakturaerne op på relevante informationer i systemet, så du får et samlet overblik over salg og aftaler.

Frequently asked questions

En elektronisk faktura sendes digitalt og behandles automatisk i regnskabssystemer, mens en papirfaktura udskrives fysisk og ofte kræver manuel indtastning.

Det er ikke et krav i alle tilfælde, men det anbefales. Det sparer tid, minimerer fejl og er nemmere at håndtere i moderne POS-systemer og regnskabsprogrammer.

Ja, men elektroniske fakturaer bruges oftest i B2B-sammenhænge. Til privatpersoner er kvitteringer eller kassestrimmel mere almindelige.

Ja, de elektroniske fakturaer fra Flexybox opfylder kravene til moms og regnskab, og kan bruges som dokumentation i dit bogholderi.