Hvad er aftalefakturering?

Aftalefakturering er en funktion i et POS-system, hvor der automatisk dannes fakturaer til kunder, baseret på faste eller gentagne aftaler. Det er særligt nyttigt for restauranter og caféer, der leverer services eller produkter til faste kunder på ugentlig eller månedlig basis – fx frokostordninger til virksomheder, faste mødelokaleaftaler eller forplejning til events.

I stedet for at oprette en ny faktura manuelt hver gang, lader aftalefakturering dig oprette en tilbagevendende aftale én gang, hvorefter systemet automatisk sørger for, at fakturaen bliver genereret og sendt til kunden med det rette indhold og på det rette tidspunkt.

Eksempel fra restaurationsbranchen:  

Forestil dig en café, der hver fredag leverer morgenmad til en lokal virksomhed. Ved hjælp af aftalefakturering opretter cafeen én gang en aftale i deres POS-system med leveringstidspunkt, antal kuverter, og pris. Hver fredag danner systemet automatisk en elektronisk faktura og sender den til kunden, uden at medarbejderne skal involveres manuelt.

Hvorfor er det vigtigt?  

Aftalefakturering sparer tid, reducerer manuelle fejl og sikrer, at ingen ordrer bliver glemt i travle perioder. Det giver bedre overblik over faste kunderelationer, og det letter bogføringen. Har man mange faste aftaler, kan automatiseringen frigøre betydelige ressourcer, mindske administrative byrder og styrke kundetilfredsheden.

Aftalefakturering i Flexybox  

I Flexybox’ bookingsystem kan du nemt opsætte aftalefakturering for faste arrangementer, firmaaftaler eller abonnementsløsninger. Når en booking eller ordre markeres som en aftale, sørger systemet automatisk for løbende fakturering. Systemet håndterer også integration til regnskabsprogrammer, hvilket gør det nemt at få aftalefakturaer flyttet direkte over i dit økonomisystem. Det giver et effektivt og professionelt workflow – uden ekstra administrativt arbejde.

Frequently asked questions

Aftalefakturering sker automatisk på baggrund af en fast aftale med kunden, mens almindelig fakturering typisk kræver manuel oprettelse af faktura for hver ordre.

Restauranter, caféer og festlokaler med faste kunder, abonnementer eller gentagne bestillinger drager stor fordel af aftalefakturering.

I Flexybox kan du altid se status på aftalefakturaer, og om de er sendt, bogført eller fejlet. Du får fuldt overblik direkte i systemets fakturaoversigt.

Ja. Aftalefakturaer kan opsættes til at blive sendt automatisk som elektroniske fakturaer, hvilket sikrer effektiv og papirløs kommunikation til kunden.