Was ist Vertragsfakturierung?

Die Vertragsfakturierung ist eine Funktion in einem Kassensystem, bei der auf Basis fester oder wiederkehrender Vereinbarungen automatisch Rechnungen an Kunden erstellt werden. Das ist besonders nützlich für Restaurants und Cafés, die Stammkunden wöchentlich oder monatlich Leistungen oder Produkte liefern – z. B. Mittagsverpflegung für Firmen, feste Besprechungsraumbuchungen oder Verpflegung für Events.

Statt jedes Mal manuell eine neue Rechnung zu erstellen, legen Sie mit der Vertragsfakturierung einmalig eine wiederkehrende Vereinbarung an, und das System sorgt automatisch dafür, dass die Rechnung mit dem richtigen Inhalt zum richtigen Zeitpunkt erstellt und an den Kunden gesendet wird.

Beispiel aus der Gastronomie:

Stellen Sie sich ein Café vor, das jeden Freitag Frühstück an ein lokales Unternehmen liefert. Mit der Vertragsfakturierung legt das Café einmalig eine Vereinbarung in seinem Kassensystem an – mit Lieferzeit, Anzahl der Gedecke und Preis. Jeden Freitag erstellt das System automatisch eine elektronische Rechnung und sendet sie an den Kunden, ohne dass die Mitarbeiter manuell eingreifen müssen.

Warum ist das wichtig?

Die Vertragsfakturierung spart Zeit, reduziert manuelle Fehler und sorgt dafür, dass in hektischen Phasen keine Bestellung vergessen wird. Sie verschafft einen besseren Überblick über feste Kundenbeziehungen und erleichtert die Buchhaltung. Bei vielen festen Vereinbarungen kann die Automatisierung erhebliche Ressourcen freisetzen, den Verwaltungsaufwand verringern und die Kundenzufriedenheit stärken.

Vertragsfakturierung in Flexybox

Im Buchungssystem von Flexybox können Sie die Vertragsfakturierung für feste Veranstaltungen, Firmenvereinbarungen oder Abonnementlösungen einfach einrichten. Wird eine Buchung oder Bestellung als Vereinbarung markiert, sorgt das System automatisch für die laufende Rechnungsstellung. Das System übernimmt auch die Integration mit Buchhaltungsprogrammen, sodass sich Vertragsrechnungen einfach direkt in Ihr Finanzsystem übertragen lassen. Das ergibt einen effizienten und professionellen Workflow – ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.

Häufig gestellte Fragen

Die Vertragsfakturierung erfolgt automatisch auf Basis einer festen Vereinbarung mit dem Kunden, während bei der normalen Rechnungsstellung typischerweise für jede Bestellung manuell eine Rechnung erstellt werden muss.

Restaurants, Cafés und Eventlocations mit Stammkunden, Abonnements oder wiederkehrenden Bestellungen profitieren stark von der Vertragsfakturierung.

In Flexybox sehen Sie jederzeit den Status von Vertragsrechnungen und ob sie versendet, verbucht oder fehlgeschlagen sind. Den vollen Überblick erhalten Sie direkt in der Rechnungsübersicht des Systems.

Ja. Vertragsrechnungen können so eingerichtet werden, dass sie automatisch als elektronische Rechnungen versendet werden, was eine effiziente und papierlose Kommunikation mit dem Kunden sicherstellt.