Vad är avtalsfakturering?

Avtalsfakturering är en funktion i ett kassasystem där fakturor skapas automatiskt till kunder utifrån fasta eller återkommande avtal. Det är särskilt användbart för restauranger och kaféer som levererar tjänster eller produkter till fasta kunder varje vecka eller månad – t.ex. lunchavtal med företag, fasta avtal om mötesrum eller förtäring vid evenemang.

I stället för att skapa en ny faktura manuellt varje gång låter avtalsfakturering dig lägga upp ett återkommande avtal en gång, varefter systemet automatiskt ser till att fakturan skapas och skickas till kunden med rätt innehåll och vid rätt tidpunkt.

Exempel från restaurangbranschen:

Tänk dig ett kafé som varje fredag levererar frukost till ett lokalt företag. Med avtalsfakturering lägger kaféet en gång upp ett avtal i sitt kassasystem med leveranstid, antal kuvert och pris. Varje fredag skapar systemet automatiskt en e-faktura och skickar den till kunden, utan att medarbetarna behöver göra något manuellt.

Varför är det viktigt?

Avtalsfakturering sparar tid, minskar manuella fel och säkerställer att inga beställningar glöms bort under hektiska perioder. Det ger bättre överblick över fasta kundrelationer och underlättar bokföringen. Har man många fasta avtal kan automatiseringen frigöra betydande resurser, minska den administrativa bördan och stärka kundnöjdheten.

Avtalsfakturering i Flexybox

I Flexybox bokningssystem kan du enkelt sätta upp avtalsfakturering för fasta arrangemang, företagsavtal eller prenumerationslösningar. När en bokning eller beställning markeras som ett avtal ser systemet automatiskt till att faktureringen sker löpande. Systemet hanterar även integration med bokföringsprogram, vilket gör det enkelt att föra över avtalsfakturor direkt till ditt ekonomisystem. Det ger ett effektivt och professionellt arbetsflöde – utan extra administration.

Vanliga frågor

Avtalsfakturering sker automatiskt utifrån ett fast avtal med kunden, medan vanlig fakturering oftast kräver att en faktura skapas manuellt för varje beställning.

Restauranger, kaféer och festlokaler med fasta kunder, prenumerationer eller återkommande beställningar har stor nytta av avtalsfakturering.

I Flexybox kan du alltid se status för avtalsfakturor och om de har skickats, bokförts eller misslyckats. Du får full överblick direkt i systemets fakturaöversikt.

Ja. Avtalsfakturor kan ställas in så att de skickas automatiskt som e-fakturor, vilket ger en effektiv och papperslös kommunikation med kunden.