Wat is periodieke facturering?

Periodieke facturering is een functie in een kassasysteem die automatisch facturen aanmaakt voor klanten op basis van vaste of terugkerende afspraken. Dat is vooral handig voor restaurants en cafés die wekelijks of maandelijks diensten of producten aan vaste klanten leveren – bijvoorbeeld lunchregelingen voor bedrijven, vaste afspraken voor vergaderruimtes of catering voor evenementen.

In plaats van elke keer handmatig een nieuwe factuur te maken, leg je met periodieke facturering één keer een terugkerende afspraak vast, waarna het systeem er automatisch voor zorgt dat de factuur met de juiste inhoud en op het juiste moment wordt aangemaakt en naar de klant gestuurd.

Voorbeeld uit de horeca:

Stel je een café voor dat elke vrijdag ontbijt levert aan een lokaal bedrijf. Met periodieke facturering legt het café één keer een afspraak vast in het kassasysteem, met levertijd, aantal couverts en prijs. Elke vrijdag maakt het systeem automatisch een elektronische factuur en stuurt die naar de klant, zonder dat medewerkers er handmatig aan te pas komen.

Waarom is het belangrijk?

Periodieke facturering bespaart tijd, beperkt handmatige fouten en zorgt ervoor dat geen enkele bestelling in drukke periodes wordt vergeten. Het geeft beter overzicht over vaste klantrelaties en vereenvoudigt de boekhouding. Wie veel vaste afspraken heeft, kan door de automatisering flink wat middelen vrijmaken, de administratieve last verlagen en de klanttevredenheid vergroten.

Periodieke facturering in Flexybox

In het boekingssysteem van Flexybox stel je eenvoudig periodieke facturering in voor vaste evenementen, bedrijfsafspraken of abonnementen. Wanneer een boeking of bestelling als afspraak wordt gemarkeerd, zorgt het systeem automatisch voor doorlopende facturering. Het systeem regelt ook de integratie met boekhoudprogramma's, zodat je de facturen direct naar je financiële systeem kunt overzetten. Zo krijg je een efficiënte en professionele workflow – zonder extra administratief werk.

Veelgestelde vragen

Periodieke facturering gebeurt automatisch op basis van een vaste afspraak met de klant, terwijl je bij gewone facturering meestal voor elke bestelling handmatig een factuur maakt.

Restaurants, cafés en feestzalen met vaste klanten, abonnementen of terugkerende bestellingen hebben veel voordeel van periodieke facturering.

In Flexybox zie je altijd de status van periodieke facturen, en of ze zijn verstuurd, geboekt of mislukt. Je hebt volledig overzicht direct in het factuuroverzicht van het systeem.

Ja. Periodieke facturen kunnen zo worden ingesteld dat ze automatisch als elektronische facturen worden verstuurd, wat zorgt voor efficiënte en papierloze communicatie met de klant.