Du ska välja Flexybox om du vill göra din vardag enklare.

Alsik Hotel & Spa öppnade 2019 och är i dag ett av Danmarks största hotell. Hotellet har ett tillhörande spa- och träningsområde som både hotellgäster och lokalbor kan använda, och det är i den avdelningen som Flexybox nya medlemssystem har införts.

”Med det nya medlemssystemet har det blivit mycket enklare och snabbare att skapa medlemskap och pass. Vi kan enkelt kontrollera status för betalningar och ser generellt till att vi inte glömmer något”, säger Jenni Ørum, Spa Manager på Alsik Hotel & Spa.

Onlineregistrering ökar antalet medlemmar

En av de saker där Jenni redan ser effekt är en ökning av antalet medlemmar i träningsavdelningen. ”Bara i oktober har vi fått 50 nya medlemmar. Det har vi aldrig sett tidigare. Systemet gör att våra medlemmar kan registrera sig snabbt och enkelt online, medan de tidigare var tvungna att komma till oss och fylla i ett formulär som vi sedan fick föra in i systemet. Onlinealternativet gör registreringen mycket enklare för både medlemmar och personal”, säger Jenni.

Jenni har varit anställd på Alsik Hotel & Spa sedan februari 2022. En del av hennes arbete är att optimera och förenkla komplexa uppgifter där det är möjligt.

”Det blev snabbt tydligt att uppsättningen av medlemskap, inkassering av betalningar, passbokningar och bokföring var mycket omständligt och tidskrävande. Som gymmedlem och instruktör har jag haft viss kännedom om Flexybox och generellt hört gott om systemet, så när jag frågade mitt nätverk vilket system vi skulle använda var svaret tydligt. Vi skulle använda Flexybox”, säger Jenni.

Vi minskar den mänskliga faktorn

I sitt dagliga arbete märker Jenni att de minskar antalet mänskliga fel, eftersom många manuella arbetsflöden nu är automatiserade. Här nämner hon bland annat inställda pass och betalningsstatus.

”Via Flexybox sker inställning av pass automatiskt, medan vi tidigare var tvungna att ringa varje medlem som var anmäld till passet. Det innebar mycket manuellt arbete som vi slipper nu. Även på omsättningen kommer vi att märka det, eftersom vi inte behöver hålla koll på om folk betalar i tid. I stället visas nu ett stort rött varningsmeddelande på den enskilda medlemmen som gör oss uppmärksamma på det, och vi kan sedan ta ut en rapport för att få en fullständig lista. Det minskar felen från vår sida, eftersom det manuella arbetet i stället är automatiserat”, säger Jenni.

Förbättra medlemsretentionen

Det nya medlemssystemet har också underlättat arbetet med att frysa medlemskap.

”Många av våra medlemmar har velat frysa sitt medlemskap under sommaren. Det var inte möjligt i vårt gamla system, vilket ledde till att många medlemmar sade upp sig och först gick med igen flera månader senare”, säger Jenni och fortsätter:

”Flexybox gör det enkelt att frysa ett medlemskap, vilket gör det lättare att behålla medlemmar eftersom de kan återaktivera sitt medlemskap snabbare. De behöver inte registrera sig på nytt, vilket var fallet tidigare. Det ger mer flexibilitet för medlemmarna, och vi sparar tid på allt det administrativa.”

Gott samarbete redan från början

Alsik Hotel & Spa har använt Flexybox medlemssystem sedan september 2022 och har lärt sig använda systemet genom ett onboardingprogram.

”Onboardingen av systemet har fungerat riktigt bra. Det har varit god kommunikation under hela processen, och det goda samarbetet har fortsatt efter att vår onboarding avslutades”, säger Jenni och fortsätter.

”Flexybox har varit riktigt bra på att förklara, visa och instruera oss. Under resans gång har vi haft flera ’aha’-upplevelser där vi har insett hur enkla och smidiga systemet gör processer som tidigare var mycket komplicerade och tidskrävande. Systemet är också mycket okomplicerat och användarvänligt, så man behöver inte vara särskilt tekniskt kunnig för att navigera i det, vilket ger en bra upplevelse för både vår personal och våra medlemmar.”

Jenni tvekar därför inte att rekommendera Flexybox till andra.

”Jag tycker att man ska välja Flexybox om man vill göra sin egen vardag enklare. Det är fantastiskt att så mycket kan ställas in så att det sköter sig automatiskt, så att man kan lägga mindre tid på administration och mer tid på sina medlemmar”, avslutar Jenni.