Das Alsik Hotel & Spa wurde 2019 eröffnet und ist heute eines der größten Hotels in Dänemark. Das Hotel verfügt über einen Spa- und Fitnessbereich, der sowohl von Hotelgästen als auch von Einheimischen genutzt werden kann, und in diesem Bereich wurde das neue Flexybox-Mitgliedschaftssystem eingeführt.

„Mit dem neuen Mitgliedschaftssystem ist es viel einfacher und schneller geworden, Mitglieder, Mitgliedschaften und Teams anzulegen. Wir können den Status der Zahlungen leicht überprüfen und generell sicherstellen, dass wir nichts vergessen“, sagt Jenni Ørum, Spa Manager im Alsik Hotel & Spa.

Online-Anmeldung erhöht die Mitgliederzahl

Jenni sieht bereits eine Auswirkung auf die steigende Zahl der Mitglieder in ihrem Fitnesscenter. „Allein im Oktober haben wir 50 neue Mitglieder gewonnen. Das haben wir noch nie erlebt. Mit dem System können sich unsere Mitglieder schnell und einfach online anmelden, während sie vorher zu uns kommen und ein Formular ausfüllen mussten, das wir dann in das System eingeben mussten. Die Online-Option macht die Anmeldung sowohl für die Mitglieder als auch für die Arbeitnehmer viel einfacher“, sagt Jenni.

Jenni ist seit Februar 2022 im Alsik Hotel & Spa beschäftigt. Zu ihren Aufgaben gehört es, komplexe Arbeitsaufgaben zu optimieren und zu vereinfachen, wo immer dies möglich ist.

„Es war schnell klar, dass das Anlegen von Mitgliedschaften, der Einzug von Zahlungen, die Teambuchung und die Buchhaltung sehr umständlich und zeitaufwändig waren. Als Mitglied und Ausbilder in einem Fitnesscenter kannte ich Flexybox bereits und hatte im Allgemeinen nur Gutes über das System gehört. Als ich also mein Netzwerk fragte, welches System ich verwenden sollte, war die Antwort klar. Wir mussten Flexybox verwenden“, sagt Jenni.

Wir minimieren menschliche Fehler

In der täglichen Arbeit stellt Jenni fest, dass menschliche Fehler minimiert werden, da viele manuelle Arbeitsabläufe nun automatisiert sind. Hier spricht sie unter anderem über die Kündigung von Teams und den Zahlungsstatus.

„Mit Flexybox erfolgt die Stornierung von Kursen automatisch, während wir früher jedes Mitglied anrufen mussten, das sich für den Kurs angemeldet hatte. Dies führte zu einer Menge manueller Arbeit, von der wir nun befreit sind. Bei den Einnahmen werden wir das auch merken, weil wir nicht darauf achten müssen, ob die Leute pünktlich zahlen. Stattdessen erscheint eine große rote Warnmeldung bei dem einzelnen Mitglied, um uns zu informieren, und wir können dann einen Bericht erstellen, um eine vollständige Liste zu erhalten. Das reduziert unsere Fehlerquote, da die manuelle Arbeit automatisiert wird“, sagt Jenni.

Bessere Mitgliederbindung

Mit dem neuen Mitgliedschaftssystem ist es auch einfacher geworden, Mitgliedschaften auf Eis zu legen.

„Viele unserer Mitglieder wollten ihre Mitgliedschaft über den Sommer pausieren. Das war in unserem alten System nicht möglich, was dazu führte, dass viele Mitglieder sich abmeldeten und erst einige Monate später wieder beitraten“, sagt Jenni und fährt fort:

„Mit Flexybox kann man eine Mitgliedschaft ganz einfach auf Eis legen, was es einfacher macht, Mitglieder zu halten, da sie ihre Mitgliedschaft schneller wieder aktivieren können. Sie müssen sich nicht erneut anmelden, wie es früher der Fall war. Das schafft mehr Flexibilität für die Mitglieder und wir sparen Zeit bei allen Verwaltungsaufgaben.

Eine gute Zusammenarbeit von Anfang an

Das Alsik Hotel & Spa nutzt das Flexybox-Mitgliedschaftssystem seit September 2022, wo sie im Rahmen eines Onboarding-Programms in der Nutzung des Systems geschult wurden.

„Das Onboarding des Systems hat wirklich gut funktioniert. Es gab während des gesamten Prozesses eine gute Kommunikation, und die gute Zusammenarbeit hat sich auch nach Abschluss unserer Einarbeitung fortgesetzt“, sagt Jenni und fährt fort.

„Flexybox war großartig im Erklären, Zeigen und Lehren. Auf dem Weg dorthin hatten wir mehrere Aha-Momente, in denen wir feststellten, wie leicht und einfach das System Prozesse macht, die zuvor sehr kompliziert und zeitaufwändig waren. Das System ist außerdem sehr übersichtlich und benutzerfreundlich, so dass man kein hohes Maß an technischem Verständnis braucht, um sich darin zurechtzufinden, was sowohl für unsere Mitarbeiter als auch für unsere Mitglieder eine tolle Erfahrung ist.“

Jenni scheut sich daher nicht, Flexybox weiter zu empfehlen.

„Ich denke, man sollte sich für Flexybox entscheiden, wenn man sich das tägliche Leben erleichtern will. Es ist genial, dass so vieles automatisch abläuft, so dass man weniger Zeit mit Verwaltungsarbeit und mehr Zeit mit den Mitgliedern verbringen kann“, fasst Jenni zusammen.