Alsik Hotel & Spa werd geopend in 2019 en is nu een van de grootste hotels in Denemarken. Het hotel heeft een spa en fitnessruimte waar zowel hotelgasten als inwoners van de stad gebruik van kunnen maken en op deze locatie is het nieuwe Flexybox-lidmaatschapssysteem geïmplementeerd.

“Het nieuwe ledensysteem heeft het veel makkelijker en sneller gemaakt om leden, lidmaatschappen en teams aan te maken. We kunnen gemakkelijk de status van betalingen controleren en er in het algemeen voor zorgen dat we niets vergeten,” zegt Jenni Ørum, Spa Manager bij Alsik Hotel & Spa.

Online inschrijving verhoogt het aantal leden

Een van de dingen die Jenni nu al merkt, is dat steeds meer leden lid worden van hun fitnesscentrum. “Alleen al in oktober hebben we er 50 nieuwe leden bij gekregen. Dat hebben we nog nooit meegemaakt. Met het systeem kunnen onze leden zich snel en gemakkelijk online aanmelden, terwijl ze voorheen naar ons toe moesten komen en een formulier moesten invullen, dat wij vervolgens in het systeem moesten invoeren. De online optie maakt het inschrijven veel gemakkelijker voor zowel leden als werknemers,” zegt Jenni.

Jenni werkt sinds februari 2022 bij Alsik Hotel & Spa. Het is haar taak om complexe werktaken waar mogelijk te optimaliseren en te vereenvoudigen.

“Het was al snel duidelijk dat het aanmaken van lidmaatschappen, het innen van betalingen, het boeken van teams en het bijhouden van de boekhouding erg omslachtig en tijdrovend was. Als lid en instructeur in een fitnesscentrum heb ik enige kennis van Flexybox en heb ik over het algemeen goede dingen over het systeem gehoord, dus toen ik mijn netwerk vroeg welk systeem ik moest gebruiken, was het antwoord duidelijk. We moesten Flexybox gebruiken,” zegt Jenni.

We minimaliseren menselijke fouten

Jenni merkt dat ze dagelijks menselijke fouten tot een minimum beperkt, omdat veel handmatige workflows nu zijn geautomatiseerd. Hier heeft ze het onder andere over teamannulering en betalingsstatus.

“Met Flexybox worden klasannuleringen automatisch gedaan, terwijl we voorheen elk lid dat was ingeschreven voor de klas moesten bellen. Dit resulteerde in veel handenarbeid, waar we nu van verlost zijn. In termen van inkomsten zullen we het ook merken, omdat we niet in de gaten hoeven te houden of mensen op tijd betalen. In plaats daarvan verschijnt er een grote rode waarschuwing op het individuele lid om ons dit te laten weten, waarna we een rapport kunnen opvragen voor een volledige lijst. Dit vermindert fouten van onze kant, omdat het handmatige werk wordt geautomatiseerd,” zegt Jenni.

Betere ledenbinding

Het nieuwe lidmaatschapssysteem heeft het ook makkelijker gemaakt om lidmaatschappen in de wacht te zetten.

“Veel van onze leden wilden hun lidmaatschap tijdens de zomer onderbreken. Dit was niet mogelijk in ons oude systeem, waardoor veel leden afhaakten en zich pas een paar maanden later weer aansloten,” zegt Jenni en vervolgt:

“Met Flexybox kun je eenvoudig een lidmaatschap on hold zetten, waardoor het gemakkelijker wordt om leden te behouden omdat ze hun lidmaatschap sneller kunnen reactiveren. Ze hoeven zich niet opnieuw in te schrijven, zoals voorheen het geval was. Dit zorgt voor meer flexibiliteit voor leden en we besparen tijd op alle administratieve taken.”

Een geweldige samenwerking vanaf het begin

Alsik Hotel & Spa maakt sinds september 2022 gebruik van het Flexybox-lidmaatschapssysteem, waarbij ze via een inwerkprogramma zijn getraind in het gebruik van het systeem.

“Het inwerken van het systeem is heel goed verlopen. Tijdens het hele proces was er goede communicatie en de goede samenwerking is voortgezet nadat onze inwerkperiode was voltooid,” zegt Jenni en vervolgt.

“Flexybox was geweldig in het uitleggen, laten zien en onderwijzen. Onderweg hebben we verschillende aha-momenten gehad waarop we ons realiseerden hoe gemakkelijk en eenvoudig het systeem processen maakt die voorheen erg ingewikkeld en tijdrovend waren. Het systeem is ook heel duidelijk en gebruiksvriendelijk, dus je hoeft geen technisch inzicht te hebben om ermee te kunnen navigeren, wat een geweldige ervaring is voor zowel onze medewerkers als onze leden.”

Jenni aarzelt dan ook niet om Flexybox bij anderen aan te bevelen.

“Ik denk dat je Flexybox moet kiezen als je je dagelijks leven gemakkelijker wilt maken. Het is briljant dat zoveel automatisch kan worden ingesteld, zodat je minder tijd hoeft te besteden aan administratie en meer tijd hebt voor je leden,” besluit Jenni.