Systemet har skapat mer stabilitet och större nöjdhet bland både medlemmar och medarbetare.

Med tiden har träningsdelen vuxit sig allt större, så de behövde ett system som kunde optimera medlemshanteringen och säkerställa en bra upplevelse för medlemmarna.

”På Fysisk Form lägger vi extremt stor vikt vid en hög servicenivå, vilket märks tydligt på träningssidan. Medlemmarna ska känna att vi alltid kan hjälpa till att lösa deras utmaningar. Därför är det viktigt att vi har ett intuitivt och flexibelt system som är logiskt och enkelt att använda”, säger Rasmus Højgaard Reuther, delägare i Fysisk Form.

Smidig konvertering av medlemsdata

Fysisk Form hade länge velat byta system, men oron för hur konverteringen till ett nytt system skulle gå hade hållit dem tillbaka. Hos Flexybox fick de sin oro stillad.

”En stor del av vår verksamhet bygger på att Betalingsservice fungerar optimalt för våra medlemmar. Därför var det också viktigt för oss att Flexybox kunde hantera konverteringen av vår medlemsdatabas. Det visade sig att vi inte behövde oroa oss, eftersom Flexybox hade full kontroll över konverteringen. Dataöverföringen gick smidigt och vi kände oss trygga genom hela processen”, säger Rasmus Højgaard Reuther.

Han nämner också att en rekommendation från en annan klinik var avgörande för valet av Flexybox.

”Vi fick Flexybox rekommenderat av en annan klinik som vi samarbetar med. De har använt Flexybox i många år och har varit glada och nöjda med systemet. Det fick oss att boka ett första möte, där vi fick ett mycket bra första intryck och till slut bestämde oss för systemet”.

Bra onboarding gör upplärningen enkel

Efter att ha valt Flexybox har Fysisk Form gått igenom en onboardingprocess som de har varit mycket nöjda med.

”Hela onboardingprocessen har gått bra. Vi hade några inledande möten som genomfördes mycket professionellt, och själva installationen, där Flexybox kom till oss, gick enligt plan. Vi höll också onlinemöten där alla tre enheterna samlades. Vår kontaktperson på Flexybox har varit bra på att förklara och lära oss systemet, så vi var väl förberedda för att snabbt lära upp vår egen personal. För oss har det varit mycket logiskt och enkelt att komma igång, delvis tack vare användarvänligheten, och upplärningen av våra medarbetare har gått riktigt bra”, säger Rasmus Højgaard Reuther.

”I det sammanhanget uttrycker han att det har varit en fördel att ha en primär kontaktperson. ’Vi har haft ett bra samarbete med vår kontaktperson. Vi upplever att han lyssnar på oss, är bra på att förklara och svara på frågor, och om det är något han inte vet tar han reda på det och återkommer med ett svar”.

Rasmus Højgaard Reuther gör också klart hur viktigt det är för samarbetet att Flexybox har tagit deras utmaningar på allvar.

”Vi upplever att vi blir lyssnade på när vi lyfter en utmaning. Vi blir tagna på allvar och det görs något för att hitta en rimlig lösning. Det uppskattar vi mycket. Vi får bra återkoppling från Flexybox, vilket är skönt eftersom det är vi som kommunicerar med våra medlemmar. Särskilt vår receptionspersonal är mycket nöjd med supporten. De tycker att den har varit till stor nytta. De får kvalificerad hjälp – både via supporten och Flexybox Help Desk.”

Användarvänlig medlemsapp för gruppträning

På Fysisk Form är ett stabilt system viktigt för att säkerställa hög nöjdhet bland både medlemmar och medarbetare.

”Det är viktigt för oss att ha en användarvänlig medlemsapp som medlemmarna kan använda för gruppträning. Med Flexybox har vi fått en app med modern design som medlemmarna enkelt kan använda för att boka eller checka in på pass. Layouten är logiskt uppbyggd, och medlemmarna kan se anmälningar och väntelistor, vilket gör att vår personal sparar tid eftersom medlemmarna inte längre hör av sig med frågor om huruvida de är anmälda till ett pass”, säger Rasmus Højgaard Reuther. Han tillägger: ”Medlemmarna har blivit mycket mer självgående, och det märks redan i verksamheten. Systemet har också skapat mer stabilitet och större nöjdhet bland både medlemmar och medarbetare”.

Utveckling och utökad rapportering

En faktor som till slut påverkade valet av Flexybox är att systemet ständigt utvecklas och optimeras, och att Fysisk Forms önskemål om funktioner blir hörda och övervägda.

”Det betyder mycket för oss att vi vet att systemet utvecklas för att bli bättre. Det ger oss trygghet att systemet hänger med i tiden, vilket gör det till en bra investering för framtiden. Dessutom är det viktigt för oss att kunna ta fram detaljerad statistik om medlemmarna för att optimera verksamheten, och det har vi goda möjligheter till med Flexybox”, avslutar Rasmus Højgaard Reuther.