Het systeem heeft gezorgd voor meer stabiliteit en een hogere tevredenheid bij zowel leden als medewerkers.

In de loop der tijd is het fitnessgedeelte steeds groter geworden, dus was er behoefte aan een systeem dat het ledenbeheer kon optimaliseren en een goede ervaring voor de leden kon garanderen.

“Bij Fysisk Form hechten we enorm veel waarde aan een hoog serviceniveau, wat heel duidelijk zichtbaar is in het fitnessgedeelte. Leden moeten het gevoel hebben dat we hen altijd kunnen helpen met hun uitdagingen. Daarom is het belangrijk dat we een intuïtief en flexibel systeem hebben dat logisch en eenvoudig te gebruiken is,” zegt Rasmus Højgaard Reuther, mede-eigenaar van Fysisk Form.

Naadloze conversie van ledengegevens

Fysisk Form wilde al lang van systeem wisselen, maar de angst voor hoe de overstap naar een nieuw systeem zou verlopen had hen tegengehouden. Bij Flexybox werden hun zorgen weggenomen.

“Een belangrijk deel van ons bedrijf is afhankelijk van een optimaal werkende Betalingsservice voor onze leden. Daarom was het ook belangrijk voor ons dat Flexybox de conversie van onze ledendatabase kon verzorgen. Het bleek dat we ons geen zorgen hoefden te maken, want Flexybox had de conversie volledig onder controle. De gegevensoverdracht verliep soepel en we voelden ons gedurende het hele proces zeker,” zegt Rasmus Højgaard Reuther.

Hij vertelt ook dat een aanbeveling van een andere praktijk doorslaggevend was bij de keuze voor Flexybox.

“Flexybox werd ons aanbevolen door een andere praktijk waarmee we samenwerken. Zij gebruiken Flexybox al vele jaren en zijn blij en tevreden met het systeem. Dat bracht ons ertoe een eerste gesprek in te plannen, waarin we een zeer redelijke eerste indruk kregen en uiteindelijk voor het systeem kozen”.

Goede onboarding maakt training eenvoudig

Na de keuze voor Flexybox heeft Fysisk Form een onboardingtraject doorlopen waar ze zeer tevreden over zijn.

“Het hele onboardingproces is goed verlopen. We hadden enkele eerste vergaderingen die zeer professioneel werden gevoerd, en de installatie zelf, waarbij Flexybox naar ons toe kwam, verliep volgens plan. We hielden ook online vergaderingen waarbij alle drie de locaties werden samengebracht. Onze contactpersoon bij Flexybox heeft ons goed uitgelegd en getraind in het systeem, zodat we goed voorbereid waren om ons eigen personeel snel op te leiden. Voor ons was het heel logisch en eenvoudig om te beginnen, mede dankzij de gebruiksvriendelijkheid, en de training van onze medewerkers is echt goed verlopen,” zegt Rasmus Højgaard Reuther.

“In dit verband geeft hij aan dat het voordelig is geweest om één vaste contactpersoon te hebben. ‘We hebben een goede samenwerking gehad met onze contactpersoon. We merken dat hij naar ons luistert, goed uitlegt en vragen beantwoordt, en als er iets is wat hij niet weet, zoekt hij het uit en komt hij bij ons terug met een antwoord”.

Rasmus Højgaard Reuther maakt ook duidelijk hoe belangrijk het voor de samenwerking is dat Flexybox hun uitdagingen serieus heeft genomen.

“.We merken dat er naar ons wordt geluisterd wanneer we een uitdaging voorleggen. We worden serieus genomen en er wordt actie ondernomen om een redelijke oplossing te vinden. Dat waarderen we zeer. We krijgen goede feedback van Flexybox, wat fijn is, omdat wij aan de andere kant met onze leden communiceren. Vooral onze receptiemedewerkers zijn erg blij met de support. Zij vinden het zeer nuttig. Ze krijgen deskundige hulp – zowel via de support als via de Flexybox Help Desk.”

Gebruiksvriendelijke leden-app voor groepslessen

Bij Fysisk Form is een stabiel systeem belangrijk om een hoge tevredenheid bij zowel leden als medewerkers te garanderen.

“Het is belangrijk voor ons om een gebruiksvriendelijke leden-app te hebben die leden kunnen gebruiken voor groepslessen. Met Flexybox hebben we een app met een modern design gekregen waarmee leden eenvoudig lessen kunnen boeken of zich kunnen inchecken. De lay-out is logisch opgebouwd, zodat leden inschrijvingen en wachtlijsten kunnen zien, wat betekent dat ons personeel tijd bespaart omdat leden niet meer contact opnemen met vragen over of ze zijn ingeschreven voor een les,” zegt Rasmus Højgaard Reuther. Hij voegt toe: “Leden zijn veel zelfstandiger geworden, en dat is al merkbaar in het bedrijf. Het systeem heeft ook gezorgd voor meer stabiliteit en een hogere tevredenheid bij zowel leden als medewerkers”.

Ontwikkeling en uitgebreide rapportage

Een factor die uiteindelijk de keuze voor Flexybox beïnvloedde, is dat het systeem voortdurend wordt ontwikkeld en geoptimaliseerd, en dat de wensen van Fysisk Form voor functies worden gehoord en meegewogen.

“Het betekent veel voor ons dat we weten dat het systeem wordt doorontwikkeld om het te verbeteren. Het stelt ons gerust dat het systeem met de tijd meegaat, waardoor het een goede investering voor de toekomst is. Daarnaast is het voor ons belangrijk om gedetailleerde statistieken over leden te kunnen opvragen om het bedrijf te optimaliseren, en daar hebben we met Flexybox ruimschoots de mogelijkheid toe,” besluit Rasmus Højgaard Reuther.