Over tid er træningsdelen blevet større og større, og de havde derfor haft brug for et system, som kunne være med til at optimere medlemsstyringen og sikre en god oplevelse hos medlemmerne.

 “Hos Fysisk Form vægter vi et godt serviceniveau ekstremt højt, hvilket er meget tydeligt ift. træningsdelen. Medlemmerne skal føle, at vi altid kan hjælpe med at løse deres udfordringer. Det er derfor vigtigt, at vi har et intuitivt og fleksibelt system, som er logisk og nemt at anvende”, fortæller Rasmus Højgaard Reuther, som er medejer af Fysisk Form.

Problemfri konvertering af medlemsdata

Fysisk Form har længe gerne ville skifte deres system, men frygten for hvordan konverteringen til et andet system skulle forløbe, har holdt dem tilbage. Hos Flexybox blev deres frygt manet til jorden.

“En stor del af vores forretning er bundet op på, at betalingsservice kører optimalt på vores medlemmer. Derfor var det også vigtigt for os, at Flexybox kunne håndtere konverteringen af vores medlemsdatabase. Det viste sig, at vi ikke behøvede at være nervøse, for Flexybox havde helt styr på konverteringen. Overførslen af data er gået uden problemer, og vi har følt os trygge gennem hele forløbet”, siger Rasmus Højgaard Reuther.

Hertil fortæller han, at en anbefaling fra en anden klinik også har været afgørende for, at valget faldt på Flexybox.

”Vi blev anbefalet Flexybox af en anden klinik, som vi sparrer med. De har haft Flexybox i mange år og har været glade og tilfredse med systemet. Det var med til, at vi bookede et indledende møde, hvor vi fik et meget fornuftigt førstehåndsindtryk og i sidste ende valgte at gå med systemet”.

God onboarding gør oplæring nemt

Efter valget faldt på Flexybox, har Fysisk Form gennemgået et onboardingforløb, som de har været meget tilfredse med.  

“Hele onboardingforløbet har fungeret godt. Vi har haft nogle indledende møder, som har foregået meget professionelt, og selve installationen, hvor Flexybox har været ude hos os, har fungeret planmæssigt. Vi har også afholdt online møder, hvor alle tre lokationer har været samlet. Vores kontaktperson hos Flexybox har været god til at forklare og lære os op i systemet, så vi efterfølgende har været godt klædt på til hurtigt selv at lære vores egne medarbejder op. For os har det været meget logisk og nemt at springe ud i, bl.a. pga. brugervenligheden, hvor oplæringen af medarbejderne er gået rigtig godt”, fortæller Rasmus Højgaard Reuther.

Han giver i den forbindelse udtryk for, at det har været godt at have én primær kontaktperson. ”Vi har haft et godt samarbejde med vores kontaktperson. Vi oplever, at han lytter til os, han er god til at forklare og svare på spørgsmål, og er der noget, som han ikke ved, så undersøger han det og vender tilbage med svar”.

Her gør Rasmus Højgaard Reuther det også klart, hvor vigtigt det er for samarbejdet, at Flexybox har taget deres udfordringer seriøst.

”Vi føler, at når vi kommer med en udfordring, så bliver der lyttet til os. Vi bliver taget seriøst, og der bliver handlet på udfordringen for at finde en fornuftig løsning. Det sætter vi meget pris på.  Vi oplever, at vi får gode tilbagemeldinger fra Flexybox, hvilket er rart, da vi står i den anden ende og skal kommunikere til vores medlemmer. Især vores medarbejdere i receptionen er meget glade for supporten. De føler, den har været meget brugbar. De får kvalificeret hjælp – både via support og Flexybox Help Desk.

Brugervenlig medlemsapp til holdtræning

Hos Fysisk Form er et stabilt system vigtig for, at tilfredsheden hos medlemmerne og medarbejderne er i top.

“Det er vigtigt for os at få en brugervenlig medlemsapp, som medlemmerne kan anvende i forbindelse med holdtræning. Her har vi med Flexybox fået en app, der har et moderne udtryk, som medlemmerne nemt kan bruge til at booke eller fremmøde sig på hold. Layoutet er logisk opbygget, hvor medlemmerne bl.a. kan se tilmelding og ventelister, hvilket betyder, at vores medarbejdere sparrer tid, da medlemmerne ikke længere henvender sig, fordi de er usikre på om de er tilmeldt et hold, fortæller Rasmus Højgaard Reuther. Han tilføjer herefter: “Medlemmerne er blevet meget mere selvkørende, og det kan allerede mærkes i virksomheden. Systemet har samtidig skabt mere stabilitet og en større tilfredshed hos både medlemmer og medarbejdere”.

Udvikling og udvidet rapportering

En faktor der afslutningsvist har spillet ind på valget af Flexybox er, at systemet hele tiden udvikles og optimeres samt at Fysisk Forms ønsker til funktioner bliver hørt og vurderet.

”Det betyder meget for os, at vi ved, at der udvikles på systemet for at gøre det bedre. Det er med til at forsikre os om, at systemet følger med tiden, så det også er en god investering i fremtiden. Derudover er det også vigtigt for os at kunne trække uddybende statistik på medlemmerne for at optimere forretningen, og det har vi rig mulighed for med Flexybox”, afslutter Rasmus Højgaard Reuther.