Digitalisering – koster det gratis?

Digitalisering er dyrt og tidskrævende. Det kan sjældent betale sig. Alle påstår, at digitalisering er den eneste vej frem, men det koster jo heller ikke noget at lade være… Eller hvad?

Af Rasmus Østergaard, FlexyBox ApS

For mange restaurantejere virker det som den letteste løsning at gøre tingene, som man plejer. At beholde blyant og blok, telefonen i baren, og excel-arket til vagtplanen. Det er trygt og velkendt, og der skal ikke investeres tid eller penge i at fortsætte uændret. Hvis man digitaliserer det hele, koster det hurtigt ”spidsen af en jetjager”, samtidig med at det forekommer som en uoverskuelig proces i en i forvejen travl hverdag. Men er det nu klogt at tænke sådan?

De netop vedtagne lovmæssige tiltag omkring fiscality er bare endnu et søm i kisten for de gamle arbejdsmetoder. Loven betyder at SKAT allerede i 2021 kan pålægge restauranter at benytte et digitalt salgssystem, så posteringer og bogføring kan overvåges. Det er derfor ikke for tidligt at komme i gang med at se på, om digitalisering kan være en økonomisk fordel for din forretning.

Digitalisering koster. Men det tjener sig hurtigt hjem.

Koster digitalisering penge? Ja! Er du som restaurantejer tvunget til at gøre det på et tidspunkt? Ja! Skal det være nu? Ikke nødvendigvis. Men du taber penge for hver dag du ikke gør det…

For at danne et totalt overblik over økonomien i en digitalisering af din forretning, er du nødt til ikke kun at se på udgifter og arbejdstimer i forbindelse med digitaliseringen, men også på tabet ved ikke at digitalisere dine daglige arbejdsprocesser. Og der ligger overraskende mange penge gemt der.

Lad os tage et tænkt (men meget realistisk) eksempel:

En restaurant bruger et digitalt kasseapparat, men resten af de daglige redskaber omkring bestilling og rapportering er analoge og manuelle. Hverdagen ser derfor typisk sådan ud:

  1. Fordi der er travlt i restauranten, misses ét opkald som ellers ville have resulteret i en bord-booking.
  2. Tjeneren tager imod bestilling ved bordet med papir og blyant. Når tjeneren er kommet igennem køen for at slå ting i kasseapparatet, slås bestillingen ind og bestillingsseddelen afleveres i køkkenet.
  3. Tjeneren må tilbage til bordet fordi kokken har påpeget, at der ikke er noteret, hvordan bøfferne skal steges.
  4. Da selskabet har spist færdig, spørger tjeneren om alt var godt, og om der er noget de mangler. Men gæsterne er færdige og vil gerne hjem, og beder om en regning.
  5. Når dagen er omme tælles kassen op, dankort afstemmes, der deponeres og dagsrapport og evt. bilag samles i en kuvert til bogholderen, som manuelt taster det hele i et bogføringssystem.
  6. Når ledelsen spørger til rapporter og nøgletal sættes bogholderen eller restaurantchefen i gang med at lave et excel-ark, der viser den månedlig indtjening.

Dette er et godt bud på en helt almindelig dag for en tjener på en gennemsnitlig dansk restaurant.

 

Hvordan ville det samme restaurantbesøg så forløbe, hvis processerne var digitale?
  1. Da bordbestillingen foregår online, er restauranten altid tilgængelig og det der ville have været et misset opkald, bliver til en bordbestilling.
  2. Tjeneren tager imod bestillingen ved bordet via en håndholdt app. I app’en er der opsat obligatoriske spørgsmål, så tjeneren fx ikke glemmer at spørge til hvordan bøffen skal steges, eller om der kan fristes med en stor øl i dagens anledning. Bestillingen lægges straks på regningen, og der kommer bonner ud i hhv. køkken og bar.
  3. Da tjeneren skal bekræfte bestillingen med gæsterne, sker der ingen fejl, og køkkenet får nogle letlæselige køkkenbonner.
  4. Undervejs i serveringen bliver tjeneren via app’en automatisk mindet om, at bordet ikke er blevet besøgt indenfor de sidste 20 min. Tjeneren spørger om alt er godt, og om der er noget gæsterne mangler. Gæsterne er her kun halvt igennem hovedretten, så de bestiller en sodavand ekstra og siger tak for den gode service.
  5. Når dagen er omme tælles kontanter op, resten er registreret automatisk og ligger allerede klar i bogføringssystemet morgenen efter, på de rigtige konti med de rigtige momskoder osv. Dermed sparer tjenerne tid og bogholderen skal kun afstemme konti.
  6. Hver morgen får ledelsen automatisk tilsendt en rapport med gårsdagens nøgletal, som der kan arbejdes og planlægges ud fra.

I dette digitale forløb spilder tjeneren minimal tid på at slå ting ind i kassen eller rende frem og tilbage med beskeder til køkkenet. Der laves færre fejl, fordi bestillings-app’en forhindrer det. Bordene bliver besøgt oftere, og engang imellem betyder det salg af en ekstra drikkevare eller dessert. Kort sagt: Der frigives tid til at yde endnu mere god service og mersalg.

Tallene taler for sig selv

Når alt kommer til alt, skal digitalisering aldrig være et spørgsmål om udgifter, men om besparelser og øget indtjening. Hvis det digitale forløb i ovenstående eksempel regnes om til kroner/ører, ser en meget realistisk månedlig besparelse således ud for en restaurant med åbent 4 aftener om ugen:

  • Fordi tjeneren mindes om opsalg, ændres 1 almindelige fadøl til 1 stor fadøl hver aften. Den er 30 kr. dyrere = kr. 480,-/md.
  • Fordi bordene besøges oftere, sælges der 1 ekstra glas vin á kr. 55,- pr. aften = kr. 880,-/md.
  • Der kan spares i gennemsnit 1 tjenertime pr. uge, fordi processerne er kortere og lettere. Tjeneren får kr. 140,- i timen = kr. 560,-/md.
  • Der spares 1 time på bogholder hver uge, fordi det manuelle arbejde er væk og der sker færre tastefejl ifm. kasseluk = kr. 2.000,-/md.
  • Der bookes 1 ekstra bord m. 2 personer hver uge, pga. den intelligente onlinebooking = kr. 4.000,-/md.

 

Sammenlagt løber besparelser og øget indtægt i dette eksempel op i kr. 94.560,- pr. år, alene målt på digitalisering af booking- og bestillingsprocesserne. Og så har vi ikke engang tænkt alle fordelene i  automatiske bordplaner, online vagtskema, lagerstyring, digitale menukort osv. ind i eksemplet.

Digitalisering koster ikke gratis, det koster faktisk minus. Og det kan ikke betale sig at lade være!

 

Læs mere om bestillings app’en her.

Læs mere om FlexyPOS her.

Er du klar til at løfte din forretning? Vi er her for at hjælpe dig videre.

Vi er der, også hvis det brænder på kl. 23.00

Vi kender konsekvenserne for din forretning og din kundeservice, hvis systemet slår knuder. Og det sker bare nogle gange, når man digitaliserer sin forretning. Vi har fri support alle hverdage fra kl. 9-16. Vagtelefonen er åben alle ugens dage fra 6-24. Uanset hvornår du ringer, møder du altid kompetente supportere, som kan hjælpe dig hurtigt videre.

Kontakt en supporter

Kunderne fortæller

Vores succes afhænger af kundernes succes. Så kort kan det siges. Læs vores cases, hvor kunderne fortæller om, hvilket udbytte de har fået af vores forskellige løsninger.

Er du klar til at løfte din forretning? Vi er her for at hjælpe dig videre