Een roostersysteem is een digitaal hulpmiddel om de werktijden van medewerkers te plannen en te beheren in bedrijven zoals restaurants en cafés. In plaats van papieren lijsten of handmatige spreadsheets brengt het systeem alle roostergegevens samen op één plek, zodat je roosters eenvoudig maakt, wijzigt en deelt met al je personeel. Dat vermindert fouten, bespaart tijd en geeft snel overzicht over de bezetting in je zaak.

In een druk restaurant kan een roostersysteem onmisbaar zijn. Stel dat je op vrijdagavond een optimale bezetting nodig hebt met obers, bartenders en afwassers. Met een roostersysteem wijs je diensten toe op basis van beschikbaarheid, kwalificaties en wensen van medewerkers. Het systeem kan zelfs rekening houden met regels over werktijd en pauzes, zodat je arbeidsregels niet overtreedt.

Als je met een kassasysteem werkt, is het belangrijk het begrip roostersysteem te kennen, omdat het je overzicht geeft over wie wanneer werkt. Als de systemen geïntegreerd zijn, kun je bijvoorbeeld verkoopcijfers direct koppelen aan de bezetting en analyseren of je te veel of te weinig mensen aan het werk had ten opzichte van de omzet.

Bovendien maakt een modern roostersysteem het voor medewerkers makkelijk om diensten te ruilen, verlof aan te vragen en meldingen over wijzigingen te ontvangen – allemaal vanaf hun smartphone. Zo krijg je een systeem dat betrokkenheid en overzicht creëert, voor jou als leidinggevende en voor je medewerkers.

Wil je lezen over de online versie van een roostersysteem? Lees dan hier verder

Lees hier ook over de koppeling met een tijdregistratiesysteem:

Zo gebruikt Flexybox het roostersysteem in de praktijk

Flexybox biedt een geïntegreerd roostersysteem dat de diensten en ploegen van medewerkers efficiënt organiseert, direct in je reserveringssysteem of kassasysteem. Zo heb je volledige controle over de planning, en hebben leidinggevenden en medewerkers via hun apparaten toegang tot de nieuwste roosterinformatie. Het systeem synchroniseert met de tijdregistratie, zodat begintijden en afwezigheid automatisch worden geregistreerd en je die informatie kunt gebruiken voor bijvoorbeeld de loonadministratie en het optimaliseren van de bezetting.

Veelgestelde vragen

Een roostersysteem wordt gebruikt om de toekomstige diensten van medewerkers te plannen, terwijl een tijdregistratiesysteem de werkelijke begin- en eindtijden vastlegt. De twee systemen werken vaak samen om een juist beeld te geven van zowel geplande als werkelijke werktijd.

Ja, de meeste moderne roostersystemen – inclusief Flexybox – zijn mobiel toegankelijk, zodat medewerkers en leidinggevenden de planning direct vanaf hun smartphone of tablet kunnen bekijken en aanpassen.

Je bespaart tijd op planning, voorkomt fouten en overbezetting en houdt je makkelijker aan arbeidsrechtelijke regels. Tegelijk vergroot je de betrokkenheid van medewerkers door ze eenvoudig toegang te geven tot hun rooster.

Ja, medewerkers kunnen zelf diensten ruilen of een ruilverzoek indienen, direct in het systeem. Jij (of de roosterverantwoordelijke) hoeft de wijziging alleen goed te keuren, wat het proces sneller en flexibeler maakt.