Was ist der Kassenabschluss?

Der Kassenabschluss bezeichnet den täglichen Vorgang, bei dem Sie die Umsätze Ihrer Kasse in einem Restaurant, Café oder ähnlichen Betrieb abschließen und aufstellen. Beim Kassenabschluss wird das physische Bargeld gezählt, mit den Tageserfassungen im POS-System abgeglichen und etwaige Differenzen werden erfasst. Der Kassenabschluss stellt sicher, dass der Tagesumsatz stimmt und sowohl Bargeld als auch Kartenumsätze unter Kontrolle sind.

Der Vorgang besteht typischerweise aus folgenden Schritten:

1. Durchsicht der Tagesumsätze.

2. Zählen des Bargelds in der Kasse.

3. Abgleich des Betrags mit dem, was das System anzeigt.

4. Erfassung etwaiger Abweichungen (d. h. Kassendifferenz).

5. Ausdruck eines Kassenberichts oder Tagesabschlusses, der den Kasseninhalt und etwaige Abweichungen dokumentiert.

Ein konkretes Beispiel:

In einem Café beendet die verantwortliche Mitarbeiterin ihre Schicht, indem sie die Kasse im POS-System abschließt. Das System zeigt, dass 850 € Bargeld vorhanden sein müssten. Beim Zählen sind es nur 845 €, was als Kassendifferenz erfasst wird. Die Mitarbeiterin notiert die Erklärung (z. B. falsch herausgegebenes Wechselgeld), und der Kassenbericht wird ausgedruckt und zusammen mit dem Geld an den Manager übergeben.

Warum ist das wichtig?

Der Kassenabschluss ist ein entscheidender Teil des Betriebs, weil er Transparenz und Kontrolle schafft. Ohne korrekten Kassenabschluss riskieren Sie Fehler in der Buchhaltung, entgangenen Gewinn oder im schlimmsten Fall den Verdacht auf Betrug. Er ist auch ein wichtiger Prozess für die Verantwortlichkeit der Mitarbeitenden und die Dokumentation, falls Fehler oder Unstimmigkeiten auftreten.

Der Kassenabschluss ist eng mit Begriffen wie Tagesabschluss und Kassendifferenz verbunden. Mehr dazu im Lexikon:

Lesen Sie über: Tagesabschluss

Lesen Sie über: Kassendifferenz

So wird der Kassenabschluss in Flexybox verwendet:

Wenn Sie das Flexybox POS-System nutzen, werden Sie mit einer automatisierten Checkliste durch den Kassenabschluss geführt. Das System hilft der Mitarbeiterin Schritt für Schritt, die Kasse zu zählen, mit dem erfassten Tagesumsatz zu vergleichen und etwaige Differenzen zu notieren. Diese werden im Kassenabschlussbericht deutlich dokumentiert, den Sie digital speichern oder zur Dokumentation ausdrucken können. Dieser Prozess trägt zu einer korrekten Bargeldsteuerung bei und senkt das Risiko von Fehlern oder Schwund.

Häufig gestellte Fragen

Ja, es ist gute Praxis, die Kasse jeden Tag abzuschließen. So wird dokumentiert, dass an dem betreffenden Tag kein Umsatz angefallen ist, und es entsteht eine lückenlose Aufzeichnung für Buchhaltung und Prüfung.

Sie erfassen die Differenz im POS-System und notieren nach Möglichkeit eine Erklärung. In Flexybox können Sie diese Informationen einfach dokumentieren und für eine spätere Nachverfolgung speichern.

Es empfiehlt sich, dass eine verantwortliche Person die Kasse abschließt, um Verwirrung zu vermeiden und eine einheitliche Dokumentation sicherzustellen. In vielen Systemen, auch in Flexybox, wird protokolliert, wer den Kassenabschluss durchgeführt hat.

Nicht ganz – beim Kassenabschluss geht es speziell um das Zählen und Schließen der physischen Kasse, während der Tagesabschluss auch die Berichterstattung über den gesamten Tagesumsatz umfasst. Mehr über den Tagesabschluss hier