Ein Stundenerfassungssystem ist ein digitales System, mit dem die Arbeitszeiten von Mitarbeitenden erfasst und verwaltet werden. Es hält fest, wann Mitarbeitende kommen und gehen, wie lange sie gearbeitet haben und welche Pausen sie im Laufe des Tages gemacht haben. Für Restaurants und Cafés, in denen Stundenlohn und Schichtpläne die Regel sind, ist es ein wichtiges Werkzeug für korrekte Bezahlung und einen effizienten Betrieb.

Ein Stundenerfassungssystem kann eine eigenständige Lösung oder in ein Kassensystem integriert sein. Ist es mit dem Kassensystem integriert, können sich Mitarbeitende z. B. einfach am Kassenterminal ein- und ausstempeln. Das gibt Inhaber und Personal Sicherheit und eine Dokumentation der Arbeitszeit und erleichtert gleichzeitig der Lohnbuchhaltung die Arbeit, da die erfassten Stunden automatisch in das Lohnsystem übertragen werden.

Beispiel:

Stellen Sie sich ein Café vor, in dem das Personal im Laufe des Tages schichtweise beginnt. Wenn die Barista um 7:00 Uhr anfängt, erfasst sie ihre Stunden direkt im Kassensystem. Später am Tag checkt die Küchenkraft über dasselbe System ein. Zum Wochenende kann der Inhaber ganz einfach eine Übersicht über die Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden abrufen und die Lohndaten an das Lohnsystem senden – ohne mühsames manuelles Zusammenzählen.

Warum ein Stundenerfassungssystem wichtig ist

Wenn Sie ein Café oder Restaurant betreiben, ist es entscheidend, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden im Griff zu haben. Ein Stundenerfassungssystem hilft, korrekte Lohnzahlungen sicherzustellen, Fehler zu vermeiden und Arbeitszeitregeln einzuhalten. Es schafft außerdem Transparenz über die Arbeitszeit der Mitarbeitenden und erleichtert die Verwaltung erheblich. Ist das System mit Ihrem Kassensystem integriert, erhalten Sie zudem ein Gesamtbild der Anwesenheit Ihrer Mitarbeitenden und des Geschäftsbetriebs.

Flexybox und Stundenerfassungssystem

Flexybox bietet ein integriertes Stundenerfassungssystem, mit dem Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden einfach und effizient im Blick behalten. Das System ist direkt mit der Kasse oder dem Buchungssystem verbunden, sodass sich Mitarbeitende schnell und korrekt ein- und ausstempeln können. Die Stundenerfassung unterstützt sowohl die Lohnauszahlung als auch die Verfolgung der Besetzung – so haben Sie als Inhaber einen besseren Überblick und mehr Zeit für Ihre Gäste.

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Häufig gestellte Fragen

Ein Stundenerfassungssystem ist meist ein digitales Werkzeug, das die Stundenerfassung automatisiert, während gewöhnliche Stundenerfassung oft manuell erfolgt. Das digitale System verringert das Fehlerrisiko und spart Zeit im Tagesgeschäft.

Mitarbeitende melden sich typischerweise zu Beginn und am Ende ihrer Schicht an der Kasse oder über eine mit dem System verbundene App an und ab. Manche Systeme erlauben auch, Zeiten mit Freigabe der Leitung anzupassen.

Ja, das System erfasst Arbeitsstunden automatisch und exportiert sie in das Lohnsystem, sodass Sie manuelle Eingaben vermeiden und korrekte Lohnzahlungen sicherstellen.

Nicht unbedingt, aber die Integration von Kassensystem und Stundenerfassung bringt viele Vorteile, etwa automatische Stempelungen und einen Gesamtüberblick in einem System.