Wat is automatisch nabestellen?

Automatisch nabestellen is een functie in een kassasysteem die de voorraad in de gaten houdt en nieuwe inkopen voorstelt wanneer de voorraad van een product een laag niveau bereikt. Dat gebeurt meestal op basis van een combinatie van minimumvoorraad, verkoopgegevens en historie. Zo hoeft de eigenaar van een restaurant of café niet elk product handmatig te volgen en loopt hij niet het risico zonder bijvoorbeeld bier, ijsblokjes of koffie te komen zitten als de vraag hoog is.

In een druk horecabedrijf is het essentieel om de juiste producten op voorraad te hebben – zowel voor de gastervaring als voor de bedrijfseconomie. Daarom bespaart automatisch nabestellen niet alleen tijd, maar draagt het ook bij aan een efficiëntere en voorspelbaardere bedrijfsvoering.

Voorbeeld:

Stel je een café voor dat onder meer versgeperst sap verkoopt. Koffie en fruit komen elke week van verschillende leveranciers. Met automatisch nabestellen volgt het kassasysteem de verkoop van sinaasappels en registreert het tegelijk hoeveel kilo er nog op voorraad is. Wanneer de voorraad sinaasappels onder de ingestelde minimumvoorraad zakt, maakt het systeem een inkoopvoorstel. De medewerker van het café keurt het voorstel goed en stuurt de bestelling direct naar de leverancier. Zo komt het café niet zonder producten te zitten en blijft de bedrijfsvoering zonder grote onderbrekingen doorlopen.

Waarom is het belangrijk?

Wanneer je met een modern kassasysteem werkt, is het belangrijk te begrijpen hoe automatische processen zoals nabestellen werken – zowel om ervoor te zorgen dat je altijd de nodige producten in huis hebt als om dagelijks tijd te besparen. Automatisch nabestellen helpt je je voorraadbeheer te optimaliseren en zowel over- als ondervoorraad te voorkomen, die geld kunnen kosten en tot slechte klantervaringen kunnen leiden.

Samenhang met het kassasysteem van Flexybox

In het Flexybox-kassasysteem werkt automatisch nabestellen doordat het systeem de voorraad doorlopend bewaakt op basis van minimumvoorraad en historische verkoopcijfers. Wanneer de voorraad van een product bijna op is, maakt het systeem automatisch een inkoopvoorstel. Heb je meerdere vestigingen – bijvoorbeeld een café en een foodtruck – dan kan Flexybox de inkopen bundelen tot één bestelling per leverancier, wat het inkoopproces nog efficiënter maakt. Dat geeft je beter overzicht en bespaart tijd en geld.

Lees ook:

Wat is nabestellen?

Wat is een artikelbestand?

Veelgestelde vragen

Ja, in de meeste kassasystemen – ook Flexybox – worden inkoopvoorstellen automatisch aangemaakt, maar je kunt ze aanpassen en goedkeuren voordat ze naar de leverancier gaan.

Het systeem gebruikt instellingen zoals de minimumvoorraad en historische verkoopgegevens om te bepalen wanneer nabestellen nodig is.

Ja, in Flexybox kunnen inkoopvoorstellen over meerdere vestigingen worden gebundeld, zodat je betere inkoopvoorwaarden krijgt en minder administratief werk hebt.

Je kunt in het artikelbestand meerdere leveranciers voor hetzelfde product instellen, en het systeem kan bij het nabestellen automatisch de voorkeursleverancier voorstellen.