Voordelen van het centraliseren van je roosterplanningssysteem met de rest van je managementsysteem

In de restaurantbranche is efficiënte bedrijfsvoering een noodzaak – geen luxe. En toch zien we veel restauranthouders jongleren met meerdere verschillende systemen:

Eén voor roosterplanning, één voor POS, één voor reserveringen en misschien zelfs een apart systeem voor loonadministratie of voorraadbeheer. Het resultaat? Onnodige complexiteit, verborgen kosten en een gefragmenteerd overzicht.

Maar wat als alles op één plek samengebracht kon worden en je volledig overzicht kreeg?

Wij dagen de traditionele manier van restaurantbeheer uit en laten zien hoe de integratie van je roosterplanningssysteem tijd kan vrijmaken, kosten kan verlagen en – niet onbelangrijk – je winst kan verbeteren.

Ben jij afhankelijk van meerdere afzonderlijke systemen?

Heel wat restaurants werken nog steeds in silo’s. Dat betekent dat elke afdeling of functie zijn eigen systeem gebruikt – bijvoorbeeld een losstaand roosterplanningssysteem zonder koppeling met het POS- of reserveringssysteem. Het resultaat? Je moet tussen verschillende systemen schakelen om inzicht te krijgen in bezetting, omzet en capaciteit.

Dat maakt het moeilijk om snel te reageren en datagedreven beslissingen te nemen over personeelsplanning, resourcebeheer en loonbudgetten. Zo kan het bijvoorbeeld uren duren om te achterhalen of je huidige bezetting overeenkomt met de gastreserveringen en de verwachte omzet.

Met één geïntegreerd systeem voorkom je:

• Tijdrovende handmatige administratie en gegevensinvoer
• Gebrek aan samenhang tussen omzet en dienstroosters
• Trage of onzekere beslissingen op basis van verouderde gegevens
• Groter risico op fouten in loonverwerking en urenregistratie
• Onnodige uitgaven aan meerdere softwaresystemen en licenties

Eén geïntegreerd systeem voor de volledige bedrijfsvoering

De oplossing ligt in het samenbrengen van alle onderdelen van je restaurantbedrijf in één geïntegreerd systeem – waarin dienstroosters, POS, reserveringen, loonadministratie en rapportages samenwerken en gegevens delen. Wanneer je je roosterplanningssysteem direct integreert met bijvoorbeeld je POS- en reserveringssysteem, creëer je synergie en nauwkeurigheid die niet mogelijk zijn met losse systemen.

Dat betekent onder andere dat dienstroosters automatisch rekening kunnen houden met de verwachte omzet op basis van reserveringen en historische gegevens. En dat urenregistraties en afwezigheden automatisch worden overgezet naar het loonadministratiesysteem, zonder dat je iets handmatig hoeft in te voeren. Je krijgt ook toegang tot rapportages die operationele data koppelen aan personeelsgegevens – een onmisbaar hulpmiddel voor strategisch management.

Waarde voor jouw restaurant:

• Bespaar tijd op administratie en krijg meer tijd voor medewerkers en gasten
• Krijg een duidelijk loonbudget op basis van de verwachte inkomsten
• Plan diensten slimmer – en eerlijker – met automatisch inzicht in de personeelsbehoefte
• Volg kerngegevens zoals loonkostenpercentage, omzet en bezettingsgraad
• Voorkom dubbele invoer en fouten in loon- of verlofregistratie
• Verlaag je vaste kosten aanzienlijk door minder licenties en systemen te gebruiken

Flexybox bundelt jouw restaurantbeheer

Bij Flexybox hebben we een oplossing ontwikkeld die alle essentiële onderdelen van het restaurantbeheer samenbrengt in één systeem. Dit omvat een geavanceerd roosterplanningssysteem, een POS-oplossing en een reserveringssysteem.

Ons roosterplanningssysteem voor restaurants biedt niet alleen inzicht in de diensten van medewerkers, maar ook volledig inzicht in de samenhang tussen bezetting en gastbehoefte. In combinatie met gegevens uit het verkoop- en reserveringssysteem stelt dit je in staat om strategisch te plannen, kosten te besparen en betere arbeidsomstandigheden voor het personeel te waarborgen.

Bijzondere voordelen van Flexybox zijn onder andere:

• Automatische koppeling tussen dienstroosters en POS-gegevens
• Schaalbare oplossing die geschikt is voor zowel zelfstandige restaurants als ketens
• Gebruiksvriendelijke app met medewerkerscommunicatie en meldingen
• Rapporten met loonkostenpercentage, bezettingsgraad en omzet
• Directe integratie met loonadministratiesystemen voor eenvoudige loonverwerking

Zo begin je met het centraliseren van je bedrijfsvoering

De eerste stap is om in kaart te brengen hoeveel systemen je momenteel gebruikt – en welke informatie je handmatig moet overzetten tussen deze systemen. Vaak zul je ontdekken dat je onnodig veel tijd en geld besteedt aan taken die automatisch uitgevoerd zouden kunnen worden als je systemen met elkaar geïntegreerd waren.

Daarna is het verstandig om een geïntegreerd systeem zoals Flexybox te overwegen, waarin roosterplanning, POS en reserveringen ontworpen zijn om naadloos samen te werken. Wij helpen je uiteraard met de installatie en de overdracht van gegevens, zodat de overstap soepel en probleemloos verloopt.

Daarom is één systeem beter dan vijf:

• Minder systemen betekent lagere kosten
• Eén systeem minimaliseert de complexiteit en zorgt voor minder fouten
• Integratie zorgt voor betere besluitvorming en snellere reactie
• Automatisering zorgt voor minder administratie en meer werkplezier

Het is niet langer nodig om met handmatige systemen te werken en daarmee overzicht en efficiëntie in gevaar te brengen. Door je roosterplanningssysteem samen te voegen met POS en reserveringen in één oplossing, creëer je de transparantie en controle die essentieel zijn voor modern restaurantbeheer.

Neem vandaag nog contact op met onze verkoopafdeling om meer te weten te komen over hoe Flexybox je kan helpen je bedrijf te centraliseren en efficiënter te maken.