Was ist ein digitaler Beleg?

Ein digitaler Beleg ist ein elektronischer Beleg, den ein Kunde nach einem Kauf anstelle eines herkömmlichen Papierbons erhält. Er wird in der Regel per E-Mail oder SMS verschickt und enthält dieselben Informationen wie ein gedruckter Beleg – z. B. Datum, Uhrzeit, Artikel, Mehrwertsteuer und Gesamtbetrag. Durch die Digitalisierung von Belegen können Sie Ihren Kunden eine umweltfreundlichere und praktischere Lösung bieten, und das Unternehmen erhält leichteren Zugriff auf Umsatzdaten und Buchhaltung.

Viele Restaurants und Cafés nutzen heute moderne Kassensysteme (POS-Systeme), die dem Kunden nach abgeschlossener Zahlung automatisch einen digitalen Beleg senden können. Dafür muss der Kunde nur seine Kontaktdaten angeben (meist eine E-Mail-Adresse oder Handynummer).

Ein konkretes Beispiel

Stellen Sie sich vor, ein Kunde bezahlt in einem Café für ein Abendessen. An der Kasse fragt das Personal, ob er den Beleg digital erhalten möchte. Der Kunde gibt seine E-Mail-Adresse an und erhält nach der Zahlung sofort eine E-Mail mit dem Beleg. Der Beleg liegt in seinem Posteingang, wo er ihn bei Bedarf leicht wiederfindet – z. B. für eine Rückgabe oder als Nachweis für die Buchhaltung seines Unternehmens.

Warum ist es wichtig für Sie, den Begriff zu kennen?

Wenn Sie mit einem Kassensystem arbeiten, ist es wichtig, Begriffe wie den digitalen Beleg zu verstehen, denn er beeinflusst das Kundenerlebnis und den täglichen Betrieb. Ein digitaler Beleg macht den Kassiervorgang effizienter, reduziert den Papierverbrauch und erleichtert die Klärung späterer Fragen zu einem Kauf. Außerdem kann er Zeit im Kundenservice sparen und unterstützt ein grüneres Profil Ihres Unternehmens – etwas, das immer mehr Kunden zu schätzen wissen.

Ein digitaler Beleg kann auch Voraussetzung für die Ausstellung einer Gutschrift sein, wenn der Kunde zum Beispiel einen Artikel zurückgeben möchte oder zu viel bezahlt hat. In diesem Zusammenhang sollten Sie auch den Begriff elektronischer Beleg kennen, der oft synonym verwendet wird.

Wie nutzt Flexybox digitale Belege?

Das Flexybox-Kassensystem unterstützt digitale Belege als integrierten Teil des Zahlungsablaufs. Schließt ein Kunde eine Zahlung ab, kann das Personal den Beleg sofort per SMS oder E-Mail senden – ganz ohne physischen Drucker. Das sorgt für einen umweltfreundlicheren Kundenservice und gibt dem Kunden Zugriff auf seinen Beleg, wo auch immer er sich befindet. Die Funktion ist besonders nützlich für Cafés und Restaurants mit viel Betrieb an der Kasse oder Takeaway, wo die Zeit knapp und effizienter Service gefragt ist.

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Häufig gestellte Fragen

Ja. In Deutschland darf der Kassenbon nach § 6 KassenSichV auf Papier oder – mit Zustimmung des Kunden – elektronisch ausgegeben werden. Er muss in beiden Fällen dieselben Pflichtangaben enthalten, etwa Transaktionsnummer und TSE-Daten, und kann als Nachweis bei Reklamationen oder in der Buchhaltung genutzt werden.

Ja. Nach § 6 KassenSichV ist ein elektronischer Beleg nur mit Zustimmung des Kunden zulässig – z. B. indem er seine E-Mail-Adresse oder Handynummer angibt. Die Belegausgabepflicht nach § 146a AO gilt unabhängig davon, ob der Beleg digital oder gedruckt ausgegeben wird.

Absolut. Sie sparen Zeit, reduzieren den Papierverbrauch und bieten einen moderneren und bequemeren Kundenservice.

Ja. Mit dem Flexybox-Kassensystem senden Sie digitale Belege nach der Zahlung ganz einfach direkt an das Telefon oder die E-Mail-Adresse des Kunden.