Was ist eine elektronische Quittung?

Eine elektronische Quittung ist die digitale Version einer klassischen Quittung und dokumentiert eine Transaktion zwischen Kunde und Unternehmen. Statt vor Ort einen Zettel auszudrucken, wird die Quittung elektronisch versendet, meist per E-Mail. Viele Kassensysteme, darunter Flexybox, können die Quittung automatisch direkt in den Posteingang des Kunden schicken. Das spart Papier und macht es dem Kunden leicht, die Quittung aufzubewahren.

Die elektronische Quittung enthält in der Regel dieselben Angaben wie die Papierversion: Datum und Uhrzeit des Kaufs, Name des Restaurants oder Cafés, Übersicht über gekaufte Waren und Preise, Mehrwertsteuerangaben und ggf. eine Nachricht oder einen Dank für den Besuch.

Beispiel aus einem Restaurant oder Café

Stellen Sie sich vor, ein Kunde bezahlt sein Abendessen in einem Café. Nach der Zahlung bittet er darum, die Quittung elektronisch zu erhalten. Das Personal gibt seine E-Mail-Adresse im Kassensystem ein (falls sie nicht schon gespeichert ist), und die Quittung wird automatisch erstellt und sofort versendet. Der Kunde hat seine Quittung nun griffbereit in seinem Postfach – bereit für eine eventuelle Erstattung oder Verbuchung.

Warum ist das wichtig?

Elektronische Quittungen schaffen Wert für Unternehmen und Kunden. Für den Cafébetreiber bedeuten sie schnelleren Service, weniger Papierkosten und einfachen Zugriff auf frühere Käufe, falls ein Kunde z. B. später eine Gutschrift braucht. Für den Kunden ist es einfacher, seine Quittungen zu finden und aufzubewahren – ohne Risiko, den Papierbeleg zu verlieren.

In der Gastronomie bedeutet digitale Dokumentation, dass man Zeit und Ressourcen spart. Sie ist auch ein wichtiger Teil eines umweltfreundlicheren Betriebs.

Verglichen mit einer digitalen Quittung, die die gleiche Form hat, bezeichnet „elektronische Quittung“ oft das Quittungsdokument selbst, während „digitale Quittung“ auch Quittungen in Form eines QR-Codes oder über Apps umfassen kann.

So nutzt Flexybox elektronische Quittungen

Mit dem Flexybox Kassensystem senden Sie Ihren Gästen ganz einfach elektronische Quittungen. Nach Abschluss einer Zahlung wird die Quittung automatisch erstellt und direkt an die E-Mail des Kunden gesendet, sofern diese mit der Bestellung verknüpft ist. Das spart den Mitarbeitenden Zeit und stellt sicher, dass der Kunde seinen Kaufbeleg schnell und sicher erhält.

Häufig gestellte Fragen

Beide Begriffe werden oft gleichbedeutend verwendet, aber „elektronische Quittung“ bezeichnet meist ein per E-Mail gesendetes Dokument, während eine „digitale Quittung“ auch in einer App oder über einen QR-Code angezeigt werden kann.

Nein. In Deutschland gilt zwar die Belegausgabepflicht nach § 146a AO, aber der Beleg darf auf Papier ausgegeben werden. Elektronisch ist er nach § 6 KassenSichV nur mit Zustimmung des Kunden zulässig. Elektronische Quittungen werden trotzdem immer üblicher – auch als Teil eines grüneren Betriebs.

Im Flexybox Kassensystem senden Sie die Quittung ganz einfach an die E-Mail des Kunden, wenn diese eingegeben oder gespeichert ist. Das dauert nur ein paar Klicks.

Ja, Flexybox gibt Ihnen Zugriff auf historische Transaktionsdaten, einschließlich aller elektronischen Quittungen, sodass Sie Nachverfolgung und Dokumentation einfach erledigen können.