Wat is een elektronische kassabon?

Een elektronische kassabon is een digitale versie van een traditionele bon, die een transactie tussen klant en bedrijf vastlegt. In plaats van ter plekke een papieren bon af te drukken, wordt de bon elektronisch verstuurd, meestal per e-mail. Veel kassasystemen, waaronder Flexybox, kunnen de bon automatisch rechtstreeks naar de inbox van de klant sturen. Dat bespaart papier en maakt het voor de klant makkelijk om de bon te bewaren.

De elektronische kassabon bevat meestal dezelfde gegevens als een papieren versie: datum en tijdstip van de aankoop, de naam van het restaurant of café, een overzicht van gekochte producten en prijzen, btw-gegevens en eventueel een bericht of bedankje voor het bezoek.

Voorbeeld in een restaurant of café

Stel dat een klant betaalt voor een diner in een café. Na de betaling vraagt de klant om de bon elektronisch toegestuurd te krijgen. De medewerker voert het e-mailadres van de klant in het kassasysteem in (als dat nog niet is opgeslagen), en de bon wordt automatisch aangemaakt en direct verstuurd. De klant heeft zijn bon nu makkelijk bij de hand in zijn e-mail – klaar voor een eventuele terugbetaling of voor de boekhouding.

Waarom is het belangrijk?

Elektronische kassabonnen leveren waarde op voor zowel bedrijf als klant. Voor de café-eigenaar betekent het snellere bediening, minder papierkosten en eenvoudige toegang tot eerdere aankopen, bijvoorbeeld als een klant achteraf een creditnota nodig heeft. Voor de klant is het makkelijker om bonnen terug te vinden en te bewaren – zonder risico om de papieren versie kwijt te raken.

In de horeca betekent digitale documentatie dat je tijd en middelen bespaart. Het is ook een belangrijk onderdeel van een milieuvriendelijkere bedrijfsvoering.

In vergelijking met een digitale kassabon, die dezelfde vorm heeft, wordt de term ‘elektronische kassabon’ vaak gebruikt voor het bondocument zelf, terwijl ‘digitale kassabon’ ook bonnen in de vorm van een QR-code of via apps kan omvatten.

Hoe Flexybox de elektronische kassabon gebruikt

Met het Flexybox kassasysteem stuur je eenvoudig elektronische kassabonnen naar je gasten. Zodra een betaling is afgerond, wordt de bon automatisch aangemaakt en direct naar het e-mailadres van de klant gestuurd, als dat aan de bestelling is gekoppeld. Dat bespaart de medewerker tijd en zorgt ervoor dat de klant zijn aankoopbewijs snel en veilig ontvangt.

Veelgestelde vragen

Beide termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar een ‘elektronische kassabon’ verwijst meestal naar een document dat per e-mail wordt verstuurd, terwijl een ‘digitale kassabon’ ook in een app of via een QR-code kan worden getoond.

Nee, dat is niet wettelijk verplicht, maar het wordt steeds gebruikelijker – zowel om aan de verwachtingen van klanten te voldoen als onderdeel van een groenere bedrijfsvoering.

In het Flexybox kassasysteem stuur je de bon eenvoudig naar het e-mailadres van de klant, als die gegevens zijn ingevoerd of opgeslagen. Dat kost maar een paar klikken.

Ja, Flexybox geeft je toegang tot historische transactiegegevens, inclusief alle elektronische kassabonnen, zodat je eenvoudig kunt opvolgen en documenteren.