Een online tijdregistratiesysteem is een digitale tool om de werktijd van medewerkers bij te houden – bijvoorbeeld wanneer ze beginnen, pauzeren en naar huis gaan. Anders dan ouderwetse systemen met papier en prikkaarten verloopt alle registratie digitaal, meestal via computer, tablet of mobiel. De gegevens worden in de cloud opgeslagen en zijn altijd beschikbaar voor zowel medewerkers als leidinggevenden.

Dit systeem is vooral nuttig in de horeca, waar vaak veel parttimers werken, er weekendwerk is en de diensten wisselen. Met een online tijdregistratiesysteem registreer je werktijd snel en eenvoudig, beperk je fouten en zorg je voor een correcte uitbetaling van het loon. Bovendien geeft het een helder overzicht van personeelskosten, werkuren en roosters.

Voorbeeld uit een café:

Een café heeft 10 medewerkers met verschillende aantallen uren en diensten. De medewerkers checken in en uit via een tablet in de personeelsruimte. Bij het begin van de werkdag voeren ze hun unieke code in om de start te registreren. Gaan ze pauzeren of naar huis, dan registreren ze dat op dezelfde plek. De leidinggevende ziet daarna een overzicht van alle urenregistraties en keurt de uren met een paar klikken goed voor de salarisverwerking.

Het is belangrijk om dit begrip te kennen als je met een POS-systeem in een restaurant of café werkt. Een online tijdregistratiesysteem kan namelijk worden geïntegreerd met je kassasysteem en geeft waardevol realtime overzicht – over werktijden, kosten en hoe efficiënt het personeel werkt. Dat bespaart tijd en vermindert handmatige fouten in de roosterplanning en loonbetaling.

Lees ook de items over:

Tijdregistratiesysteem

Urenregistratie

Flexybox en het online tijdregistratiesysteem

Flexybox ondersteunt een online tijdregistratiesysteem waarmee je medewerkers hun werktijd digitaal registreren – via een tablet, mobiel of direct in het kassasysteem. Als restaurant- of café-eigenaar krijg je een totaaloverzicht direct in het Flexybox-systeem, wat de dagelijkse bedrijfsvoering vergemakkelijkt, helpt bij een correcte salarisverwerking en ervoor zorgt dat alle uren juist en efficiënt worden geregistreerd. Dat zorgt voor transparantie en bespaart tijd in zowel administratie als personeelsmanagement.

Veelgestelde vragen

Een tijdregistratiesysteem kan zowel handmatig als digitaal zijn, terwijl een online tijdregistratiesysteem digitaal werkt en werktijd in de cloud registreert, zodat de gegevens altijd beschikbaar en actueel zijn.

Ja, in de meeste online tijdregistratiesystemen – waaronder Flexybox – kunnen medewerkers zelf in- en uitchecken, bijvoorbeeld via een tablet of mobiele telefoon.

Nee, een online systeem is niet wettelijk verplicht, maar de Arbeidstijdenwet vereist wel dat je als werkgever een deugdelijke registratie van arbeids- en rusttijden bijhoudt. Een online tijdregistratiesysteem maakt dat eenvoudig en betrouwbaar.

Ja, geregistreerde uren kunnen naar salarissystemen worden geëxporteerd, zodat je handmatige fouten voorkomt en tijd bespaart bij de loonafrekening.