Wat is een voorraadtelling?

Een voorraadtelling is het proces waarbij je de fysieke voorraad van producten in je magazijn telt en registreert en vergelijkt met de hoeveelheid die in je kassasysteem staat. Het doel is ervoor te zorgen dat de fysieke voorraad en de data in het systeem overeenkomen. Voorraadtellingen kun je doorlopend doen, bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks, of als volledige telling bij bijzondere gelegenheden – zoals bij de jaarafsluiting.

Een correcte voorraadtelling helpt je eventuele afwijkingen te vinden – bijvoorbeeld registratiefouten, een vergeten goederenontvangst of in het ergste geval derving. Door je voorraad bij te houden, krijg je ook beter zicht op je inkoop en voorkom je zowel te grote bestellingen als uitverkochte producten. Dat draagt bij aan een efficiëntere en rendabelere bedrijfsvoering.

Voorbeeld uit een restaurant:

Stel dat je een café hebt en elke vrijdag na sluitingstijd een voorraadtelling van je dranken doet. Je gebruikt je kassasysteem om een lijst te printen van hoeveel er volgens het systeem van elk product over is – bijvoorbeeld 10 flessen cola. Daarna tel je in het magazijn dat je er maar 8 hebt. Er is dus een verschil van 2 flessen. Je registreert de afwijking, zodat het systeem voortaan het juiste aantal toont, en kunt gaan uitzoeken of de fout komt door derving, een verkeerd aangeslagen bestelling of iets anders.

Waarom is het belangrijk in een kassasysteem?

Een efficiënt kassasysteem laat je zowel verkoop als voorraad bijhouden – maar alleen als de data kloppen. Daarom zijn voorraadtellingen belangrijk. Ze zorgen ervoor dat je artikelbestand overeenkomt met de werkelijkheid en vormen de basis voor het nabestellen. Met actuele voorraaddata neem je de juiste beslissingen over wanneer je producten moet bijbestellen, en in welke hoeveelheden.

Hoe gebruikt Flexybox voorraadtelling?

In het kassasysteem van Flexybox doe je eenvoudig een voorraadtelling met telformulieren, waarop je snel de fysieke voorraad per product of barcode invoert. Het systeem vergelijkt de ingevoerde aantallen automatisch met de systeemvoorraad en berekent het verschil. Je krijgt toegang tot een verschillenrapport dat een overzicht van de afwijkingen geeft en waarmee je ze direct in het systeem kunt corrigeren. Dat bespaart tijd en maakt het eenvoudig je voorraad nauwkeurig te houden.

Veelgestelde vragen

Dat hangt af van je bedrijf. Velen kiezen voor een volledige voorraadtelling per maand, aangevuld met wekelijkse deeltellingen van specifieke productgroepen.

Dat is precies het doel van een voorraadtelling – verschillen vinden en registreren. Daarna kun je de voorraad in je kassasysteem aanpassen en de oorzaak van de afwijking onderzoeken.

Ja, een automatische voorraadupdate is alleen correct als alle producten juist worden geregistreerd en afgestemd. Een fysieke telling zorgt ervoor dat de ingevoerde data overeenkomen met de werkelijkheid.

Ja, Flexybox ondersteunt snelle invoer via barcodes, zodat je producten tijdens de voorraadtelling eenvoudig kunt scannen en tellen.