Was ist eine Inventur?

Die Inventur ist der Vorgang, bei dem Sie den physischen Warenbestand in Ihrem Lager zählen, erfassen und mit der in Ihrem POS-System erfassten Menge vergleichen. Ziel ist es, sicherzustellen, dass physisches Lager und Systemdaten übereinstimmen. Inventuren können laufend durchgeführt werden, z. B. wöchentlich oder monatlich, oder als vollständige Zählung zu besonderen Anlässen – etwa zum Jahresabschluss.

Eine korrekte Inventur hilft Ihnen, etwaige Abweichungen zu erkennen – zum Beispiel Erfassungsfehler, vergessene Wareneingänge oder im schlimmsten Fall Schwund. Wenn Sie Ihr Lager im Griff haben, behalten Sie zugleich den Einkauf besser im Blick und vermeiden sowohl Überbestellungen als auch ausverkaufte Artikel. Das trägt zu einem effizienteren und rentableren Betrieb bei.

Beispiel aus einem Restaurant:

Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Café und machen jeden Freitag nach Ladenschluss eine Inventur Ihrer Getränke. Mit Ihrem POS-System drucken Sie eine Liste aus, wie viel von jedem Artikel laut System noch vorhanden ist – z. B. 10 Flaschen Cola. Dann gehen Sie ins Lager und zählen nur 8 Flaschen. Es gibt also eine Differenz von 2 Flaschen. Sie erfassen die Abweichung, damit das System künftig die richtige Menge anzeigt, und können untersuchen, ob der Fehler auf Schwund, eine falsche Buchung oder etwas anderes zurückgeht.

Warum ist sie in einem POS-System wichtig?

Ein effizientes POS-System ermöglicht es Ihnen, Verkauf und Lager im Griff zu behalten – aber nur, wenn die Daten stimmen. Deshalb sind Inventuren wichtig. Sie stellen sicher, dass Ihre Artikelkartei mit der Realität übereinstimmt, und bilden die Grundlage für Ihre Nachbestellung. Mit aktuellen Lagerdaten können Sie richtig entscheiden, wann Sie Waren nachkaufen und in welchen Mengen.

Wie nutzt Flexybox die Inventur?

Im Kassensystem von Flexybox führen Sie die Inventur einfach mit Zähllisten durch, in die Sie den physischen Bestand pro Artikel oder Barcode schnell eingeben. Das System vergleicht die eingegebenen Zahlen automatisch mit dem Systembestand und berechnet die Differenz. Sie erhalten einen Differenzbericht, der Abweichungen übersichtlich darstellt und eine schnelle Korrektur direkt im System ermöglicht. Das spart Zeit und macht es leicht, Ihr Lager genau zu halten.

Häufig gestellte Fragen

Das hängt von Ihrem Geschäft ab. Viele entscheiden sich für eine vollständige Inventur pro Monat, ergänzt durch laufende wöchentliche Teilzählungen bestimmter Warengruppen.

Genau das ist der Zweck der Inventur – Unterschiede zu finden und zu erfassen. Anschließend können Sie den Bestand in Ihrem POS-System anpassen und die Ursache der Abweichung untersuchen.

Ja, die automatische Lageraktualisierung ist nur korrekt, wenn alle Waren richtig erfasst und abgeglichen werden. Die physische Zählung stellt sicher, dass die eingegebenen Daten mit der Realität übereinstimmen.

Ja, Flexybox unterstützt die schnelle Erfassung per Barcode, sodass Sie Artikel bei der Inventur einfach scannen und zählen können.